Есть такая профессия - праздник создавать!

Тот, кто много и результативно работает, должен хорошо отдыхать. В мире серьезного бизнеса это утверждение давно стало аксиомой и руководством к действию. Успешные предприниматели тоже стали считать хорошим тоном укреплять корпоративный дух в своих фирмах посредством профессионально организованных развлекательных мероприятий. Но чтобы это событие удалось на славу, его должен устраивать обладатель еще достаточно редкой, но очень перспективной профессии -event-менеджер.

Еvent-менеджер – человек, который занимается организацией и координацией различных праздников для компаний, групп людей или частных лиц. Еvent-менеджмент подразделяют на корпоративный (для компаний, фирм) и коммерческий (для частных лиц). Понятно, что те, кто специализируется на первом, обслуживают фирмы, на втором — частных лиц. Обычно к «затейникам» обращаются те, у кого есть деньги, но нет свободного времени для осуществления своих планов, или же те, кто привык доверять выполнение таких задач профессионалам.

Что же входит в их компетенцию? Многие состоятельные люди предпочитают отмечать значимые для них события, вроде юбилея, свадьбы или профессионального триумфа, с размахом. И тут без помощи служащих специализированного агентства не обойтись. 

Конечно, в зоне особого профессионального интереса event-менеджеров находится корпоративный сектор. Это огромное поле деятельности: можно проводить различные презентации, деловые встречи, конференции, продвигать торговые марки с помощью ярких запоминающихся акций.

Event-менеджеры делятся на штатных сотрудников компаний (обычно подобную роскошь могут позволить себе достаточно крупные корпорации), работников специализированных агентств и «вольных художников», когда-то создавших себе имя и благодаря этому не испытывающих недостатка в клиентуре. Кроме того, к представителям данной профессии можно отнести арт-директоров ночных клубов, организаторов различных психологических мероприятий (например, тренингов общения).

Стоит сказать и о том, что в отдельных фирмах роль еvent-менеджера берет на себя сам босс, менеджер по персоналу или штатный психолог. Но далеко не всегда подобный универсализм, особенно если он базируется на поверхностном понимании стоящей задачи, приводит к положительным результатам.

Профессиональные обязанности

Это только кажется, что нет ничего проще, чем провести праздник или презентацию. На самом деле за каждой удавшейся вечеринкой, церемонией награждения или свадьбой стоит колоссальная организаторская работа. Event-менеджер должен выслушать массу более или менее внятных пожеланий заказчика, создать и отдать на утверждение сценарный план мероприятий. Затем собрать воедино в назначенный день и час все ресурсы, да так, чтобы качество оказалось на высоте, и к тому же, уложиться в бюджет. Обязанности еvent-менеджеров:

• уметь найти общий язык с любым клиентом, чтобы совместно выработать план проведения мероприятия;
• иметь в запасе готовые программы-стратегии для корпоративных мероприятий: конференций, семинаров, тренингов, чтобы при необходимости предложить их в качестве обкатанного решения;
• находить необходимых участников, площадку, оборудование;
• договариваться и контролировать выполнение условий контракта с субподрядчиками, задействованными в реализации проекта;
• управлять персоналом, участвующим в подготовке и реализации акции, эффективно взаимодействовать с собственной командой;
• рассчитывать бюджет акции и контролировать его постатейное выполнение;
• психологически грамотно улаживать любые конфликты в процессе проведения акции.

Тонкий вкус, стальная хватка

Все перечисленное — лишь небольшой список качеств, которыми должен обладать успешный еvent-менеджер. К тому же в этой профессии сложно обойтись без художественных, творческих способностей, однако нужно быть еще и немного технарем, чтобы понимать, как устроена аудио - и осветительная аппаратура, генераторы тумана, механика сцены и пр. 

Ну и, конечно, само название данной профессии предполагает, что человек обязан быть прекрасным организатором. Менеджеру любого профиля не обойтись без умения расставлять приоритеты и любой ценой добиваться поставленных промежуточных и конечных задач, без способности работать с большим количеством разнообразной информации, везде поспевать и со всеми уметь договориться. Прибавьте сюда харизму (без нее профессиональному конферансье и арт-директору не обойтись), талант убеждения — и вы получите портрет успешного еvent-менеджера. 

Event-менеджеру надо обладать следующими личностными качествами:

• коммуникабельность, открытый жизнерадостный характер, располагающая внешность;
• высокая работоспособность, стрессоустойчивость;
• креативное мышление;
• стремление к постоянному самосовершенствованию;
• врожденные лидерские качества.

Не обойтись и без умения расставлять приоритеты и любой ценой добиваться поставленных целей, без способности работать с большим количеством информации, везде поспевать, со всеми договориться. Для того, чтобы быть успешным в этой профессии, необходимо обладать харизмой, талантом убеждения.

Образование 

Пока в Узбекистане нет высшего учебного заведения, целенаправленно готовящего event-менеджеров, хотя в программу некоторых вузов включены похожие курсы. При желании можно получить одну из смежных специальностей, например, продюсер, или режиссер театральных представлений и праздников. Такие факультеты есть в Ташкентском государственном институте искусств имени М. Уйгура (ТГИИУ) и Ташкентском государственном институте культуры им. А. Кадыри (ТГИК). Начать строить карьеру лучше с посещения мастер-классов, специализированных конференций и семинаров для event-менеджеров или окончания курсов. 

Практика показывает, что ни в одном ВУЗе не могут научить устраивать праздники, поэтому каждому дипломированному специалисту все равно придется осваивать профессию с азов. Успех в event-менеджменте определяется сочетанием накопленного жизненного опыта и личных качеств. А еще очень важны практика, позволяющая со временем постичь все тонкости профессии и огромное желание добиться высот в любимом деле.

10 советов начинающему event-менеджеру, или что такое «классный сервис»?

Организация праздника или выставки — настоящая головная боль для начинающих event-менеджеров. Как сделать так, чтобы компания, для которой вы организовываете мероприятие, получила не горькую пилюлю, а панацею от всех болезней?

Приведенные ниже советы помогут стать вам незаменимым и надежным event-менеджером.

Совет первый

Оплачивая организацию event-мероприятия, руководство хочет приобрести не «Отель + Трансфер + Банкет». Оно хочет приобрести «Отель + Трансфер + Банкет + Вовремя + С аккуратно оформленными документами + С доброжелательной улыбкой». Важнейшей составляющей востребованных услуг по-прежнему является классный сервис.

Совет второй

Выясните потребности компании. Может быть, вам поставлена жесткая задача вписаться в бюджет. Может быть, бюджет варьируется, но критичны даты. Может быть, речь идет о конференции повышенной важности, и ваше взволнованное руководство хочет получать ежесекундную информацию о каждой мелочи. А, может быть, напротив, оно будет счастливо переложить решение всех вопросов на ваши плечи. Не понимая потребностей компании, вы рискуете сделать организацию мероприятия некомфортным для всех. 

Совет третий 

Возьмите лист бумаги, карандаши и спланируйте подготовку к мероприятию, нанеся на основные «вехи»: итак, «день Икс» наступит 22 июля, это значит, что цветы привезут вечером 21 июля, мебель — двумя днями раньше, договор нужно будет подписать за месяц, а провести оплату — за три недели. Но, значит, заказать мебель необходимо завтра, а приступать к согласованию договора следовало… вчера! Принцип «обратного отсчета» помогает не терять слишком много времени на старте, чтобы накануне event’а не впадать в состояние «Шеф, все пропало!», и, действительно, совершать ошибки… 

Совет четвертый

Совершайте все коммуникации по проекту в письменном виде: электронное письмо — это четкий и однозначный ответ на вопросы «сколько?», «когда?», «какого цвета?» и «по какой цене?». Не стесняйтесь написать письмо и после того, как решили все вопросы по телефону. Вы могли что-то не услышать или неправильно понять, клиент мог что-то забыть или перепутать… И вот снова неприятности: отсутствие нужных услуг, штрафы за ненужные услуги, которые забыли отменить. Но проблем так просто избежать, если обо всем написать в письме!

Совет пятый

Старайтесь заказывать отели и рестораны с отличным менеджментом, несмотря на то, что «пансионаты» дешевле. Объясняйте руководству все риски такого выбора, не обещайте невозможного: вы, безусловно, постараетесь сделать свою работу как можно лучше, но плохая мебель, ненадежное электричество, некомпетентный персонал испортят впечатление от event’а в большей или меньшей степени. Иногда руководство готово увеличить бюджет на мероприятие, если вы обоснуете необходимость расходов.

Совет шестой

Уделяйте большое внимание оформлению документов: для компании все договора, квитанции, бухгалтерские документы очень важны. Если вы провели прекрасное мероприятие, но потом два месяца мучили руководство счетами не по форме, эффект будет… м-мм, «несколько смазан». Не торопитесь полностью погрузиться в подготовку следующих мероприятий, покинув предыдущий event: помните, пока не поставлена последняя точка в акте о выполненных работах, event не окончен.

Совет седьмой

Будьте безупречны во всем, что касается требований делового этикета: подтверждайте получение писем, перезванивайте, если обещали, делайте аккуратные презентации и читабельные сметы. Предлагайте совершить предварительный инспекционный выезд в отель, напоминайте, что ждете важных решений в определенные даты. Не нарушайте дедлайны и не допускайте грамматических ошибок.

Совет восьмой

Составляйте программу праздника, руководствуясь законом Мерфи: «Если какая-то неприятность может случиться — она случится, если не может — случится тоже!». Все нужно проверять и продумывать заранее, не оставляя на волю случай ни единой детали. Какие указатели будут у лобового стекла автобуса, что нужно предпринять, если автобус попадет в пробку, кто проводит гостей к выходу? Точно ли работает проектор? Действительно ли привезут торт? Где будут лежать памятные подарки? Настоящий event-менеджер знает ответы на все вопросы. 

Совет девятый

Event-менеджер — человек, в поле внимания которого должна удерживаться тысяча больших дел и маленьких деталей. Чтобы все успеть, нужно хорошо организовать свою работу. Ведите досье на каждый проект. Составляйте список дел и отмечайте те из них, которые уже выполнены. Создавайте контакт-лист по каждому мероприятию: во время проекта у вас не будет возможности тратить время на поиски нужного телефона. Записывайте в отдельную таблицу все-все, что вам нужно получить от других: счет — от бухгалтерии, список гостей — от руководства, меню кофе-брейка — от отеля. Не выпускайте эти «поплавки» из поля зрения надолго, не считайте, что передали задачу другому: менеджер проекта — вы, ваша задача заставить все колесики крутиться. Порядок в файлах и папках сэкономит вам уйму времени.

Совет десятый

Если вы организуете большой проект, в котором задействована целая команда исполнителей, вам придется освоить мастерство управления. Базовые правила просты: планируйте совместную работу — напишите, кто и за что отвечает, когда это должно быть сделано, и каков должен быть результат. Контролируйте исполнение не когда уже «горит», а заранее, основываясь на «опережающих» сигналах. Убедитесь, что всем все понятно, и каждый имеет все, что ему нужно, чтобы выполнить задание. Будьте рациональны, корректны и никогда не запугивайте людей: начав вас бояться, они перестанут говорить вам правду, и вы утратите контроль над ситуацией. Говорите людям «Спасибо!» — это несложно и очень эффективно. И вот вы уже готовы стать event-менеджером!

Подготовлено специалистами проекта UzJobs по материалам Интернет СМИ