Зарубежные командировки: расходы, оформление, отчетность

Что именно и в каком размере обязан оплатить работодатель, отправляя работника в зарубежную командировку? Как оформляются расходы на зарубежную командировку и отчетность?

Рустамова Б., г.Ташкент

Определение служебным командировкам дано в «Инструкции о служебных командировках в пределах Республики Узбекистан» от 24 июля 2003 г.:

«Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации, учреждения, объединения, предприятия (далее – организации) на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы».

Порядок расчета и выдачи командировочных расходов работникам, направляемым в заграничные командировки, регулируется «Порядком выдачи средств на командировочные расходы при командировках работников министерств, ведомств, предприятий и организаций за пределы Республики Узбекистан» (зарег. Минюстом РУз от 05.06.2000 г. №932) (далее по тексту – Порядок), а в Приложении 1 к Порядку даны нормы расходов по суточным и найму жилья.

Данный Порядок регулирует порядок выдачи средств на командировочные расходы при командировках за пределы Республики Узбекистан работников предприятий и организаций независимо от  форм их собственности.

Компенсируемые командировочные расходы

К компенсируемым командировочным расходам относятся:

   1. Суточные расходы – выплачиваются в размере 100% установленной нормы в иностранной валюте за каждый день нахождения в командировке (Приложение 1 к настоящему Порядку), включая как день выезда, так и день приезда. В случае выезда в командировку и возвращения в один и тот же день, суточные выплачиваются в иностранной валюте в размере 50% от норм суточных.

   Так как выдача командировочных удостоверений работникам, направляемым в заграничные командировки, не предусмотрена, то сроки отъезда и въезда определяются по отметкам контрольно-погра­нич­ных пунктов РУз в паспорте командированного лица.

   Когда работники, выезжающие за границу, обеспечиваются за счет принимающей стороны бесплатным питанием, выплата суточных производится в размере 30% от норм суточных (на прочие расходы). Когда принимающая сторона помимо бесплатного питания обеспечивает работника средствами на личные нужды, то направляющая сторона суточные не выплачивает.

   При направлении на учебу учащихся, студентов и солдат срочной службы, при условии обеспечения их питанием приглашающей стороной, направляющая сторона выплачивает средства в размере 15% от норм суточных.

   В Приложении 1 есть графы, в которых  предусмотрена выплата суточных по нормам, установленным для работников загранучреждений организаций Республики Узбекистан, командируемых в пределах страны пребывания, направляемых на работу за границей, а также в случае пребывания в командировке за границей более 60 суток.

   2. Расходы на проживание (по найму жилья) выплачиваются в иностранной валюте в соответствии с предельными нормами, указанными в Приложении 1 (гр.6). Окончательный расчет расходов на проживание осуществляется по фактически произведенным затратам командированного лица, но не выше установленных норм с учетом доплат, установленных руководителем организации.

   Суммы расходов на питание и другие личные услуги (мини-бары, кабельное телевидение, стирка и глажка одежды и др.), в том числе включенные в счета за проживание, оплачиваются командированным лицом за счет суточных и возмещению не подлежат.

   При условии, когда принимающая сторона предоставляет бесплатно жилое помещение либо выплачивает соответствующую денежную компенсацию за его наем, выплата командированному лицу средств на проживание не производится.

   3. Транспортные расходы выплачиваются для компенсации проезда работника воздушным, железнодорожным и водным транспортом по фактическим расходам с условием их подтверждения соответствующими документами. Также возмещаются расходы по проезду (на территории иностранного государства) от аэропорта, вокзала, пристани до места проживания и обратно при наличии подтверждающих документов, если они находятся за чертой населенного пункта.

    Расходы за пользование внутригородским транспортом компенсируются работнику в составе суточных. Суммы, возмещаемые работникам на эти цели сверх суточных, подлежат налогообложению по налогу на прибыль и по подоходному налогу.

   4. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официальных приемов (завтрака, обеда или аналогичного мероприятия) представителей, их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

    Представительские расходы включаются в расходы периода в установленном порядке при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи, приема, приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов.

   5. К непредвиденным расходам относятся затраты, связанные с задержкой или изменением рейса, маршрута, программы пребывания по решению главы делегации, и другими форс-мажорными обстоятельствами. Непредвиденные расходы включаются в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль в размере фактически произведенных затрат.

   Помимо расходов по проезду, проживанию, оплаты суточных, представительских и непредвиденных расходов, возмещаются следующие документально подтвержденные расходы:

– по получению виз;

– по временной прописке в странах СНГ;

– по уплате сборов (процентов) при покупке или продаже иностранной валюты в стране пребывания;

– оплата за провоз багажа до 30 кг (сверх нормы бесплатного провоза багажа на том виде транспорта, которым следует работник);

– аэропортские, страховые (только те виды страхования, которые являются обязательными для въезда в страну назначения), таможенные и комиссионные сборы (при проведении выставок, презентаций, конференций и гастролей);

– регистрационные сборы участников конференций;

– по оплате услуг платных стоянок, приобретению автобензина, транспортировке груза (только для командированных водителей);

– обслуживание через зал «VIP» в странах СНГ для выезжающих по решениям (распоряжениям, постановлениям) Кабинета Министров Республики Узбекистан.

При отсутствии подтверждающих документов соответствующие командировочные расходы не возмещаются.

Кроме перечисленных выше расходов, командированному лицу могут быть возмещены произведенные в производственных целях дополнительные расходы, например, на телефонные переговоры. Данные расходы могут быть компенсированы при наличии подтверждающих документов об их необходимости для выполнения командировочного задания.

Когда характер командировки предусматривает необходимость каких-либо дополнительных производственных расходов (телефонные переговоры, провоз багажа, копирование документов и др.), руководителем организации до направления работника в командировку издается соответствующий приказ (распоряжение) о возмещении указанных расходов. При этом данные затраты при наличии такого приказа (распоряжения) и оправдательных документов (счетов, квитанций) могут быть отнесены на затраты хозяйствующего субъекта и не включаться в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Руководители организаций имеют право самостоятельно утверждать размеры доплат к нормам командировочных расходов, установленным Приложением 1. При этом выплата указанных доплат производится в случае, если у организаций имеются собственные валютные средства, свободные от обязательств по погашению кредитов в иностранной валюте, платежам иностранному партнеру по импортным контрактам и бюджетом. Выплата указанных доплат не производится в случае, если организация, установившая доплату, покупает иностранную валюту на внутреннем валютном рынке для расчетов по вышеперечисленным платежам.

Оформление командировочных расходов

Работник направляется в служебную командировку приказом руководителя и утвержденным планом-заданием на поездку. Командируемому лицу должен быть выдан аванс в иностранной валюте.

Для получения в банке наличной иностранной валюты организации предоставляют в обслуживающие банки следующие документы:

– заявление на выдачу командировочных;

– копию приказа о командировании с указанием в нем фамилий, инициалов командируемых работников, места командирования и срока командировки;

– расчет причитающейся суммы командировочных в иностранной валюте, заверенный руководителем и главным бухгалтером организации;

– план-задание на поездку, утвержденный руководителем организации;

– копии писем, факсов, телексов приглашающей стороны с указанием условий финансирования данной поездки (при их наличии).

   При этом не допускается выдача средств с валютного счета организации для сотрудников, не состоящих в штате данной организации.

В случае отсутствия у организаций средств в иностранной валюте, организации могут приобрести иностранную валюту у уполномоченных банков при условии наличия у банков собственных средств в иностранной валюте.

Расходы, возмещаемые работникам в пределах, установленных в «Порядке», а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, связанные с командировкой, в налогооблагаемый доход физического лица не включаются.

Отчетность

Отчет. Работник обязан предоставить авансовый отчет в бухгалтерию организации не позднее 3-го рабочего дня после возвращения из командировки в той валюте, в которой был получен аванс. Все расходы, указанные в авансовом отчете, должны быть подтверждены документами, оформленными надлежащим образом, а также утверждены руководителем организации.

По представительским расходам составляется отдельный отчет. К нему должны быть приложены документы, переведенные с иностранного текста, отчет обо всех произведенных расходах. Отчет подписывается подотчетным лицом и утверждается руководителем организации.

При отсутствии документов, подтверждающих использование средств, выделенных на представительские и непредвиденные расходы, составляется акт с описанием произведенных расходов, подписывается подотчетным лицом и утверждается руководителем организации.

 Возврат средств и перерасход средств.

В случае полного или частичного неиспользования иностранной валюты, выделенной на транспортные расходы, наем жилого помещения, на представительские и непредвиденные расходы, сумма (или остаток) подлежит возврату в кассу организации для последующей сдачи в уполномоченный банк в течение 2 (двух) банковских дней.

Ответственность за правомерность и целесообразность произведенных расходов возлагается на подотчетное лицо.

При наличии перерасхода у командированного лица по авансу на командировочные расходы, подтвержденного документально, сумма задолженности перед работником может погашаться путем выдачи соответствующей суммы в наличной иностранной валюте либо эквивалента в сумах по курсу ЦБ РУз на дату авансового отчета.

Для получения со счетов организаций средств на возмещение работникам перерасхода в обслуживающий банк предоставляются следующие документы:

– заявление на выдачу средств;

– авансовый отчет командированного лица, заверенный руководителем и главным бухгалтером организации;

– документы, подтверждающие расходы командированного лица за пределами Республики Узбекистан;

– расчет суммы, подлежащей возмещению.

Кроме перечисленных в ответе на данный вопрос общих положений по расчету, выдаче и оформлению командировочных расходов работникам, направляемым в заграничные командировки, а также отчетности по ним, в «Порядке» определены особенности расчета выплат командировочных расходов должностных лиц государственных ведомств и бюджетных организаций, командировки по распоряжению правительства республики, в составе делегаций и другое.

Подготовлено специалистами проекта UzJobs

Вы также можете адресовать нам свой вопрос и получить на него ответ в одной из следующих публикаций. Вопросы следует отправлять по электронному адресу: info@uzjobs.com