Каким нормативным документом регламентируется необходимость ведения личного дела работника?

Меня приняли на работу в одну фирму и дополнительно возложили обязанности по ведению кадрового делопроизводства. При приёме-передаче кадровой документации на мой вопрос «А где личные дела работников?» сотрудник, который вел кадровое делопроизводство до меня, ответил, что личных дел нет, и потребовал правового основания ведения личных дел работников организации. Я не смогла ничего возразить. Действительно, каким нормативным документом регламентируется необходимость ведения личного дела работника? И что всё-таки должно входить в его состав?

Грушкина Т., г. Бекабад

Отчасти ваш оппонент прав, нормативного документа, обязывающего вести личные дела, а также регламентирующего порядок их ведения, – нет. В отдельных учреждениях и ведомствах существуют отраслевые нормативные акты, предписывающие ведение личных дел работников. Такие положения есть, в основном, в госучреждениях: в министерствах, налоговой службе, в учреждениях банковской системы. Условие о ведении личных дел работников может быть установлено на отдельно взятом предприятии внутренними регламентирующими документами, например, инструкцией о ведении кадрового делопроизводства, положением о ведении документации на предприятии и тому подобное.

Так давайте всё-таки разберёмся, нужно вести личное дело работника на предприятии, где это не обусловлено нормативным актом, или всё-таки можно обойтись без него?

При приёме на работу с работника требуется согласно ст.80 Трудового Кодекса Республики Узбекистан паспорт, трудовая книжка, военный билет, дипломы об окончании учебных заведений, документы, разрешающие допуск к работе лиц, имеющих специальное образование или подготовку. А также медицинские справки лиц до 18 лет и достигших пенсионного возраста, справки о наличии инвалидности или наличии льгот, справка с основного места работы (в случае устройства по совместительству), свидетельства о рождении детей и т.д. Возникает вопрос, где хранить копии вышеназванных документов? Далее, в процессе трудовой деятельности, возникает необходимость хранения трудового договора (экземпляра работодателя) и дополнений к нему, копии приказов о приёме, кадровых перемещениях или прекращении трудового договора, результаты проведения аттестации (если таковая существует на предприятии) и т.д.

Ответ очевиден: наиболее удобным и полным сборником информации о работнике, личных данных, о его трудовой деятельности и изменениях в течении этой деятельности на данном предприятии  является личное дело работника.

При серьёзном отношении руководства на предприятии к кадровому делопроизводству даже с небольшой численностью персонала необходимо утвердить документ, регламентирующий ведение в кадровом делопроизводстве личных дел работников, и контролировать его соблюдение.

Ниже мы приведем рекомендуемые форму и состав личного дела работника, которые вы можете взять за основу и применить в делопроизводстве вашей компании.

Личное дело составляется из папки-скоросшивателя с титульным листом, где указываются наименование предприятия, фамилия, имя и отчество работника, дата его рождения, дата поступления на работу и увольнения. В папку добавляются последовательно документы и их копии. В состав личного дела входят следующие кадровые формы, документы и их копии:

• опись документов, входящих в состав личного дела*;

• личный листок по учёту кадров или анкета установленного на предприятии образца*;

• автобиография*;

• копия паспорта;

• копии дипломов, удостоверений, сертификатов, лицензий о полученном основном, дополнительном образовании, а также документы, носящие разрешительный характер;

• копии документов, дающие право на какие-либо льготы: копии свидетельств о наличии инвалидности, удостоверения участников ликвидации аварий, участников военных действий, свидетельств о рождении детей и прочих документов;

• трудовой договор* (экземпляр работодателя);

• копия приказа о приёме на работу*;

• договоры о полной материальной ответственности* (экземпляры работодателя).

Далее в процессе трудовой деятельности в личное дело работника могут добавляться следующие документы:

• дополнения к трудовому договору*;

• копии приказов о кадровых изменениях;

• листы аттестации работника, копии документов о поощрении и дисциплинарных взысканиях работника*.

Личное дело обычно закрывается копией приказа о прекращении трудового договора с работником. Хранить в личном деле заявления работников, которые являются основаниями для приказов, а также копии приказов об отпусках не целесообразно, так как у документов, служащих основанием для этих приказов, срок хранения существенно отличается от срока хранения других документов, входящих в состав личного дела, а для учёта отпусков служит Личная карточка (форма Т-2).

Согласно «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций Республики Узбекистан, с указанием сроков хранения», утверждённому Агентством «Узархив» при КМ РУз 19.09.2005 г., личные дела хранятся 75 лет (ст.594). То есть на протяжении долгих лет личное дело работника, находящееся на хранении, может служить подтверждением его трудовой деятельности на том или ином предприятии. Наличие указания хранения личного дела в данном Перечне свидетельствует об ответственности руководителя каждого предприятия по ведению личных дел работников и их сохранности.

* Примечание: Образцы всех отмеченных документов с примерами их заполнения вы можете скачать на сайте UzJobs.com (www.uzjobs.com), в разделе "Пособие кадровикам".

Вы также можете адресовать нам свой вопрос и получить на него ответ в одной из следующих публикаций  на сайте UzJobs.

Вопросы следует отправлять по электронному адресу: info@uzjobs.com

Подготовлено специалистами проекта UzJobs

Вы также можете адресовать нам свой вопрос и получить на него ответ в одной из следующих публикаций. Вопросы следует отправлять по электронному адресу: info@uzjobs.com