Трудовые книжки: вносим изменения и исправляем ошибки

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника.
Во избежание проблем и недоразумений в дальнейшем, следует строго придерживаться требований законодательства к порядку внесения в нее записей. В настоящей статье мы рассмотрим ситуацию, когда в трудовую книжку нужно вносить изменения, связанные с обновлением данных работников или компании, а также приведем примеры исправления ошибок, допущенных при заполнении трудовой книжки.

Оформление трудовой книжки должно производиться в строгом соответствии с «Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек», зарегистрированной от 29.01.1998 г. за № 402 Министерством Юстиции РУ (Далее – Инструкция). От сведений, указанных в трудовой книжке зависит право работника на льготы при назначении пенсии, выплаты за выслугу лет и дополнительный ежегодный отпуск. Поэтому, трудовая книжка не должна содержать неправильных или неточных записей.

Изменения в титульном листе

Согласно п. 2.11 Инструкции, изменения в трудовой книжке записей фамилии, имени, отчества и даты рождения производится работодателем по последнему месту работы на основании соответствующих документов (паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака, изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на номер и дату выдачи этих документов.

Указанные изменения вносятся на первую страницу трудовой книжки. Прежние фамилия, имя, отчество или дата рождения зачеркиваются одной чертой, и вносятся новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или отдела кадров.

Пример: Сотрудница фирмы Ахмедова Н.И. вышла замуж, ее новая фамилия – Ибрагимова. В титульный лист трудовой книжки внесены следующие изменения

В таком же порядке вносятся изменения об образовании, профессии, специальности и т.д. Если работник получил дополнительное образование или у него поменялась профессия, это также нужно отразить в титульном листе, сославшись на документ об образовании, о повышении квалификации и т. д. При этом на титульном листе не нужно ничего зачеркивать. Новые данные вносятся рядом с прежними, через запятую.

Пример: Сотрудник компании получил второе высшее образование по специальности «юрист». В титульный лист трудовой книжки внесены изменения.

Напомним, что все записи об образовании производятся только на основании соответствующих документов (п.2.9 Инструкции)

Изменения в разделе «Сведения о работе»

Раздел «Сведения о работе» в трудовой книжке является основным. Изменения в этот раздел нужно вносить при переводе сотрудника на другую должность или при смене ее наименования, при изменении названия, структуры или организационно-правовой формы компании. Все данные вносятся на основании приказов руководителя и иных распорядительных документов.

Перемены в компании

Если за время работы работника меняется наименование предприятия, об этом отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись: «Предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в такое-то», а в графе 4 проставляется основание переименования: приказ, его дата и номер (п.2.13. Инструкции). Данная запись не нумеруется, так как она не связана с изменениями в должности или месте работы сотрудника.

Пример: ООО «Актив» преобразовано в ООО «Актив плюс». На основании приказа о преобразовании компании в трудовые книжки сотрудников внесены соответствующие изменения.

В Инструкции нет информации о том, какие формулировки нужно использовать при внесении записи в связи с изменением названия структурного подразделения. Поэтому данные нужно вписывать по тем же правилам, что и для смены названия компании или ее организационно-правовой формы. Например: «Отдел маркетинга с 12.01.2012 переименован в Отдел маркетинга и рекламы».

Перемены у сотрудника

Если меняются данные о месте работы сотрудника в компании (перевод в другой отдел), о его трудовой функции (перевод на другую должность), то в раздел о работе нужно внести следующую запись с новым номером.

Пример: Менеджер по продажам ООО «Актив» переведен из отдела продаж в маркетинговый отдел на должность маркетолога. На основании приказа о переводе в трудовую книжку внесена новая запись

Если у работника изменилось название должности, в раздел о работе нужно внести запись, не нумеруя ее. Основанием будет приказ о внесении изменений в штатное расписание компании.

Напомним, что все виды записей о работе вносятся работодателем после издания приказа, и в соответствии с текстом изданного приказа (п.2.2 Инструкции).

С каждой записью, вносимой в трудовую книжку, о приеме на работу, переводе на другую должность, в другой отдел, а также о прекращении трудового договора работодатель должен ознакомить владельца данной книжки под роспись в личном листке в течение 3 дней (межведомственная типовая форма Т-2 - приложение 4 к Инструкции). При этом записи в личном листке (Т-2) должны соответствовать записям в трудовой книжке.

Исправляем ошибки

Если обнаружена ошибка в заполнении разделов трудовой книжки, ее нужно исправить. В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. Нельзя ничего поправлять, затирать или замазывать корректором. Все неверные записи должны быть признаны недействительными.

Например: при необходимости изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера и даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись за №__ недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)», и в графу 4 трудовой книжки вносятся дата и номер соответствующего приказа (распоряжения).

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении или переводе на другую постоянную работу, а также производится восстановление на прежней работе в случае незаконного увольнения или перевода, установленных органом по рассмотрению трудовых споров. Например, пишется: «Запись за №___ недействительна, восстановлен на прежней работе». В этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении в графе 4.

Таким же образом производится исправление записей с ошибочным указанием даты приказа или даты приема на работу

Если кадровик ошибочно внес запись в  трудовую книжку другого работника, данная ошибка также подлежит исправлению.

Материал подготовлен специалистом проекта "UzJobs" Юлией Абу-Шихада