Прием людей на должности, связанные с материальной ответственностью

Не секрет, что люди являются главным ресурсом компании, однако недобросовестные сотрудники становятся угрозой для ее безопасности. В зоне наибольшего риска находятся работники, имеющие непосредственное отношение к товарно-материальным ценностям. Некоторые из них способны злоупотребить доверием работодателя и нанести компании значительный материальный ущерб. Именно поэтому прием людей на должности, связанные с материальной ответственностью, является задачей, требующей особого внимания.

Подбор кандидатов на указанные должности должен быть частью общей системы безопасности предприятия. На всех этапах работы по поиску, оценке, оформлению в штат указанных сотрудников, HR-менеджеру следует работать совместно с представителем корпоративной службы безопасности, а в случае отсутствия таковой службы совместно с собственником или управляющим.

На предприятии должны быть своевременно и правильно оформлены внутренние нормативные документы, которые в соответствии с требованиями ТК РУз определяют ответственность работника перед администрацией.

Напомним, что основным документом, регулирующим вопросы материальной ответственности в компаниях, является Трудовой кодекс Республики Узбекистан (Глава ХII «Материальная ответственность сторон трудового договора»). Чтобы предотвратить злоупотребления рекомендуется также разработать корпоративную систему материальной ответственности, которая должна:
• оценивать благонадежность кандидатов;
• обеспечивать информационную безопасность;
• предвидеть потенциальные угрозы и выявлять факторы, снижающие защищенность компании;
• обеспечивать контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей;
• предотвращать негативные действия сотрудников и корыстные посягательства на имущество компании;
• гарантировать возмещение причиненного ущерба;
• обеспечивать координацию информационных потоков, связанных с материальной ответственностью сотрудников (кадровый, управленческий,  финансовый, складской учет и т.п.);
• способствовать повышению лояльности персонала, формированию нужных ценностей (честности, открытости, ответственности и т. п.) и соответствующей корпоративной культуры.

Далее мы остановимся на действиях HR-службы, необходимых для обеспечения  кадровой безопасности компании.

Продумайте методы отбора

Менеджер по персоналу должен включить в план стандартного собеседования при приеме на работу вопросы, связанные с оценкой благонадежности кандидата. С их помощью можно своевременно распознать «слабые стороны» соискателя и оценить степень риска при его принятии на работу. В ходе собеседования следует как можно больше узнать о семье кандидата, о принятых в ней моральных нормах и ценностях, о людях, с которыми он сейчас проживает, о его жилищных условиях и т. п.

При анализе анкетных данных кандидата HR-менеджера должен насторожить факт частой смены работы. Необходимо расспросить человека, с чем связана его «неусидчивость»? Во время ответа, следует обращать внимание на темп речи и четкость изложения: делает ли соискатель паузы в разговоре, начинает ли нервничать, надолго ли задумывается, прежде чем ответить и т.д.

Кандидат на должность, связанную с материальной ответственностью, в первую очередь должен быть честным. Однако не менее важно, чтобы он был стрессоустойчивым. К примеру, продавец-кассир в течение рабочего дня общается с большим количеством людей. Если он (она) будет нервничать и раздражаться из-за действий окружающих, это приведет не только к недовольству клиентов, но и вызовет ошибки, что недопустимо при работе с деньгами.

Проверяйте предоставленные данные

HR-менеджеру совместно с сотрудником корпоративной службы безопасности следует тщательно проверять все предоставленные кандидатом документы, а также правдивость изложения истории его трудовой деятельности. Например, при проверке могут выявиться ограничения, связанные с требованиями законодательства или повышенным риском (отсутствие достаточной для данной должности квалификации, неснятые или непогашенные судимости за преступления, лишение приговором суда права занимать должности, связанные с материальной ответственностью и т. д.).

Кроме обычного набора документов, положенных по законодательству для оформления на работу, рекомендуется запросить у потенциального сотрудника дополнительные, например, подробную характеристику с последнего места работы (здесь важно, чтобы вопросы, связанные с честностью и ответственностью человека, были подкреплены конкретными фактами).

Разработайте и внедрите необходимые регламенты

HR-службе совместно с юристом компании следует разработать корпоративные регламенты в области безопасности (приказы, положения, правила внутреннего распорядка и т. п.). В данных документах необходимо описать как, где и когда компания вправе требовать возмещения ущерба, какие документы для этого необходимы и в каких размерах ущерб может быть возмещен.

Помимо корпоративных регламентов следует разработать и внедрить ряд документов в области кадрового делопроизводства, а именно:
• Процедуры и правила отбора кандидатов на должности, связанные с материальной ответственностью с обязательным упоминанием о предоставлении заверенных руководством характеристик с предыдущих мест работы, списков членов семьи с указанием рода занятий/места работы, а также порядка проверки наличия криминального прошлого.
• Порядок оформления на должность, связанную с материальной ответственностью.
• Порядок получения допуска к ТМЦ.
• Регламент, описывающий действия администрации предприятия в случае отказа работника от подписания договора о полной материальной ответственности.
• Порядок установления и прекращения материальной ответственности.
• Регламент контроля наличия и движения ТМЦ и денежных средств.
• Пакет документов, регламентирующих действия администрации в случае выявления ущерба и т. д.
• Порядок (процедуры) выявления, оценки и возмещения причиненного ущерба.
После разработки, утверждения и ознакомления сотрудников с нормативными документами необходимо тщательно контролировать их выполнение.

Регулярно проводите разъяснительную работу

Каждый работник должен знать, что злоупотребление служебным положением влечет за собой крупные неприятности. Например, в случае совершения кражи ему может грозить:
• увольнение;
• полное возмещение потерь предприятия;
• наказание — в зависимости от размеров хищения вплоть до применения статей Уголовного кодекса о конфискации имущества;
• лишение по приговору суда права занимать должности, связанные с материальной ответственностью и т. д.
Наличие процедур, правил и юридических документов является четким сигналом для работников, что со стороны администрации не будет никакого попустительства в вопросах обеспечения сохранности ТМЦ. Отсутствие же нормативной базы указывает на то, что необходимых норм и правил на предприятии нет либо они часто меняются (что, в принципе, одно и то же).

Контролируйте

Постоянно наблюдайте за рабочим процессом на местах и своевременно оценивайте результаты деятельности сотрудников. При ослаблении контроля и неясности обстановки у некоторых людей может возникнуть соблазн нарушить установленные правила. Однако работники не станут покрывать воровство, если будут знать, что работать честно - выгодно, в том числе и через неукоснительное выполнение правил материальной ответственности.

Регулярно проводите инвентаризации с участием незаинтересованных лиц. Не привязывайте частоту проверок к определенным дням недели. Планируйте периодичность их проведения (например, один раз в три месяца), но конкретные даты при этом не разглашайте.

Взаимодействуйте с руководителями подразделений

Обеспечение кадровой безопасности будет более полноценным, если сотрудники HR-службы наладят постоянное взаимодействие с руководителями подразделений компании. Все решения о назначении на должности, связанные с материальной ответственностью, а также об ограничении (или допуске) к работе с ТМЦ, обязательно должны приниматься совместно с линейными руководителями.

Руководитель подразделения не должен «приводить» нового работника без согласования с HR-менеджером. В свою очередь, сотрудники HR-службы обязаны собрать и предоставить линейному руководителю как можно более полную информацию о будущем работнике.

Укрепляйте корпоративную культуру

Контроль будет действенным методом обеспечения безопасности только в том случае, если его подкреплять нормами корпоративной культуры. Поэтому важна грамотная организация всех направлений работы с персоналом. Ведь помимо отсутствия контроля, уязвимой организацию делает непродуманная политика в области оплаты труда (в том числе премирования), обучения, планирования карьеры; отсутствие порядка увольнения уличенных в воровстве; отсутствие необходимых документов; размытость ответственности, неопределенность санкций (штрафные, дисциплинарные и т. п.).

Важно сформировать культуру доверия работников к компании, строго придерживаясь честности и порядочности в трудовых отношениях.

В нашей следующей публикации мы рассмотрим нормы трудового права, регламентирующие порядок привлечения работников к материальной ответственности.

Материал подготовлен специалистом проекта «UzJobs» Юлией Абу-Шихада