Адаптация сотрудников: как организовать процесс правильно?

Многие полагают, что основными задачами HR-менеджера является поиск и найм нужных для компании специалистов. Однако не менее важно грамотно организовать процесс адаптации, с помощью которого новый сотрудник сможет быстрее влиться в коллектив, раскрыть свои сильные стороны и достичь максимального уровня производительности. В нашей сегодняшней статье мы предлагаем вашему вниманию некоторые  советы по  разработке адаптационных программ от известного HR-гуру Джона Салливэна.

Краткая справка:
Джон Салливэн (Dr. John Sullivan) – известный HR-гуру, обладатель степени доктора философии и диплома
МВА в области управления человеческими ресурсами, профессор Университета Сан-Франциска, спикер, автор и консультант множества компаний из списка журнала Fortune.
Исполнял обязанности Главного специалиста по поиску и подбору талантливых людей в компании — Agilent Technologies, где он отвечал за программы рекрутинга, планирования человеческих ресурсов, переподготовки кадров на всей территории США. В настоящее время Дж. Салливэн является Исполнительным директором
компании Dr. John Sullivan & Associates.
В своих работах он старается преодолеть архаические представления, которые последние 30–40 лет ограничивают вклад HR-менеджеров в развитие бизнеса, переосмыслить значение человеческих активов для компаний. Его специализация — помочь компаниям сделать людей своим основным конкурентным преимуществом. 

По мнению Д. Салливэна, первая неделя на рабочем месте часто оказывается решающей для удержания сотрудника и формирования у него должной мотивации. Именно в этот период стремительно развиваются (или портятся) рабочие взаимоотношения. Поэтому HR-менеджеру совместно с линейным руководителем необходимо тщательно контролировать процесс освоения новичка в коллективе.

Важность процесса адаптации

Для успешной организации процесса «вхождения» нужно с самого начала понимать, какое влияние он оказывает на конечный результат — удержание нужного сотрудника в компании и реализацию его профессионального потенциала в полной мере. Помимо этого существует ряд причин, по которым данному этапу в работе с  персоналом следует уделять особое внимание, в том числе:

• Значительно сокращается время, затрачиваемое на достижение ожидаемой производительности труда. Любые задержки в предоставлении новым сотрудникам инструкций, оборудования или необходимых ресурсов демотивируют и замедляют достижение оптимального уровня их производительности.
• Новый сотрудник – прекрасный источник информации для поиска потенциальных кандидатов. Если вы спросите у новичка, кого бы он мог порекомендовать из своих бывших коллег в качестве успешных работников на ту или иную должность, то сможете без особых усилий пополнить свой кадровый резерв.
• Конкурентная разведка. Расспросите нового сотрудника о самых лучших и эффективных приемах в работе, которые применялись в предыдущей компании, и вы сможете получить много новых идей.
• Создание положительного имиджа компании («лучшее место для работы»). Новый сотрудник может часто созваниваться со своими друзьями. То, как относятся к новичку в течение первой недели его работы на новом месте, повлияет на его рассказы о компании. Положительные отзывы могут привлечь в вашу организацию дополнительный поток желающих устроиться на работу. Отрицательные же, наоборот, подпортят общий имидж компании.

Прояснение ожиданий

В первые дни работы необходимо выяснить, знает ли новый сотрудник об ожиданиях руководителя, есть ли у него понимание задач своего отдела и представление о том,  какой личный вклад он может внести в развитие компании. Наряду с этим, руководителю важно прояснить пожелания новичка относительно содержания работы, условий труда, обучения и карьерного продвижения. Побеседуйте с новым сотрудником, ответьте на все его вопросы, рассейте опасения, одобрите и поддержите его решение работать в вашей компании.

Следующие приемы помогут вам в создании успешной программы адаптации:

• Создайте общее представление. Расскажите новому сотруднику о миссии, ценностях и особенностях корпоративной культуры вашей организации. Предоставьте ему схему организационной структуры. Ознакомьте с необходимыми внутренними нормативными документами. Объясните новичку принципы системы оценки труда и вознаграждений, действующие в компании.
• Сделайте новичка частью своей команды. Важно, чтобы в начале первого рабочего дня нового сотрудника встретил непосредственный руководитель и лично представил его всем членам команды. Руководителю также необходимо запланировать ряд встреч для индивидуальной беседы с новичком, как в первый день, так и в течение всей недели. Это необходимо для выявления и устранения сложностей в самом начале их возникновения. Подготовьте план выхода новичка «на публику» и познакомьте его с лучшими менеджерами, работниками компании и клиентами. В течение первой недели организуйте встречи нового человека с теми ключевыми сотрудниками, с которыми он хотел бы встретиться. Если у вас есть корпоративный веб-сайт, создайте на нем страничку с фотографиями всех членов коллектива. Так новому человеку будет легче запомнить имена людей, с которыми он взаимодействует. Можно использовать и материальные стимулы, для этого выдайте новичку несколько денежных сертификатов, которые он вручит сотрудникам, оказавшим ему наибольшую помощь и поддержку на протяжении первого месяца работы, а те, в свою очередь, смогут обменять их на прибавку к заработной плате.
• Cоставьте цели и планы для новичка. Выберите наставника из числа лучших сотрудников и прикрепите его к новичку. Разработайте индивидуальный план вхождения в должность для нового работника, согласно которому он будет своевременно получать необходимую информацию, консультации и обучение. Дайте ему возможность изучить опыт и методы работы лучших сотрудников. Установите двустороннее общение и режим взаимодействия между наставником и новичком. Разъясните новому сотруднику, что он должен помочь руководителю понять, что его мотивирует в работе, а что, наоборот, расстраивает. Предложите ему регулярно делиться с руководителем своими планами и ожиданиями относительно работы.
• Ответьте на вопросы. Считается, что большую часть вопросов о своей будущей работе кандидат должен задать HR-менеджеру. Но вы можете подготовить нужные ответы еще до того, как новый сотрудник наберется смелости спросить о них. Побеседуйте с принятыми ранее работниками, проведите опрос, выявите типичные вопросы, которые могут быть интересны, актуальны или непонятны для новых людей. Среди них, как правило, встречаются вопросы о процедуре оформления на работу, компенсационном пакете, принятой в компании системе обучения, оценки и т.д.
• Создайте страничку на корпоративном веб-сайте. Разместите на ней перечень часто задаваемых вопросов с соответствующими ответами. Предусмотрите возможность анонимного обращения. Так новые сотрудники смогут заранее получать интересующую их информацию, и им не придется испытывать смущение от необходимости задавать слишком много «наивных» вопросов.
• Покажите новичку, что ему рады. Энтузиазм нового сотрудника возрастет во много раз, если вы демонстративно «отметите» его появление в компании. Ко дню выхода на работу новичка подготовьте его визитные карточки, подчеркивая тем самым важность человека и поддерживая его решение работать в вашей компании. Выдайте ему сувенир или футболку с фирменным логотипом. Это поможет человеку быстрее идентифицироваться с вашей организацией.

В первый рабочий день организуйте общекомандную встречу для знакомства нового человека со всеми членами команды. Или устройте маленькое праздничное мероприятие, чтобы отметить его вхождение в коллектив.

Отлично мотивирует людей личное обращение к ним высшего руководства. Организуйте для этого телефонный звонок (или письмо) от главного управляющего/директора с приветствием новому сотруднику.

Разместите на веб-сайте компании или в холле офиса приветственное сообщение новичку, поведайте всей команде о её новом члене – на какой должности он будет работать, в каком отделе или проекте, каков его предыдущий профессиональный опыт и т.д.

Регулярно - в конце 1, 3 и 6 месяцев работы, проводите опросы среди новичков. Определяйте уровень их удовлетворенности, выявляйте возникающие в ходе работы проблемы и разочарования. Предложите им поделиться своими идеями или высказать мнение о том, как можно улучшить процесс адаптации и сделать работу вашего отдела более эффективной. Анализируйте полученные предложения и используйте их в дальнейшей работе.

К данной статье мы приводим вариант опросника, который является одним из важных инструментов при разработке программы адаптации. Он состоит из открытых вопросов, которые не предполагают какую-либо оценку или выбор готовых ответов. Вам следует обращать внимание именно на содержание ответов. Опросник можно модифицировать для собственных целей, хотя опыт показывает, что предложенный формат вполне подходит для любых ситуаций.

ОБАЗЕЦ ОПРОСНИКА АДАПТАЦИИ СОТРУДНИКА

Руководство компании стремится к тому, чтобы каждый из вновь принятых сотрудников был максимально мотивирован и работал продуктивно. Помогите нам лучше узнать Вас и понять, как следует организовать Ваш труд, чтобы эта работа стала для Вас «лучшей работой в вашей жизни». Опросник является одним из первых шагов к взаимопониманию. Мы ожидаем, что Вы и в дальнейшем будете делиться с нами своими целями, чтобы мы знали как Вам помочь в их достижении.

Почему Вы согласились работать у нас? Пожалуйста, изложите причины в порядке убывания важности.

1.  ________________________________________

2.  ________________________________________

3.  ________________________________________

4.  ________________________________________

5.  ________________________________________

Откуда Вы узнали об этой работе? Какой источник информации или способ привлечения персонала убедил Вас предложить свою кандидатуру?

1.  ________________________________________

2.  ________________________________________

3.  ________________________________________

4.  ________________________________________

5.  ________________________________________

Почему Вы уволились из компании, в которой раньше работали? Что Вас больше всего не устраивало в ней?

1.  ________________________________________

2.  ________________________________________

3.  ________________________________________

4.  ________________________________________

5.  ________________________________________

Чего Вы ожидали от предыдущей работы? Пожалуйста, перечислите в порядке убывания важности.

1.  ________________________________________

2.  ________________________________________

3.  ________________________________________

4.  ________________________________________

5.  ________________________________________

Что стимулирует Вас работать наиболее эффективно? В число категорий мотивации входят: денежное вознаграждение, признание, увлекательная сложная задача, стремление к разнообразию, контроль, профессиональное обучение, должностной рост, открытое общение. Пожалуйста, выберите категории из предложенного списка или добавьте свои. Перечислите их в порядке убывания важности.

1.  ________________________________________

2.  ________________________________________

3.  ________________________________________

4.  ________________________________________

5.  ________________________________________

Что для Вас интересно в профессиональном плане? Пожалуйста, перечислите в порядке убывания важности.

1.  ________________________________________

2.  ________________________________________

3.  ________________________________________

4.  ________________________________________

5.  ________________________________________

Над какими проектами или задачами Вы хотели бы работать у нас?

1.  ________________________________________

2.  ________________________________________

3.  ________________________________________

4.  ________________________________________

5.  ________________________________________

Чего вы ожидаете от новой работы? Пожалуйста, перечислите в порядке убывания важности.

1.  ________________________________________

2.  ________________________________________

3.  ________________________________________

4.  ________________________________________

5.  ________________________________________

Мы хотим понять, какой стиль обучения больше подходит для Вас. Что мы можем сделать, чтобы Вы всегда были в курсе последних новинок в Вашей профессиональной области? Пожалуйста, перечислите в порядке убывания важности.

1.  ________________________________________

2.  ________________________________________

3.  ________________________________________

4.  ________________________________________

5.  ________________________________________

Чего Вы хотите добиться на новой работе. Пожалуйста, перечислите в порядке убывания важности.

1.  ________________________________________

2.  ________________________________________

3.  ________________________________________

4.  ________________________________________

5.  ________________________________________

Каким Вы видите свой карьерный рост в ближайшие три года (включая должности, навыки и опыт)?

1.  ________________________________________

2.  ________________________________________

3.  ________________________________________

4.  ________________________________________

5.  ________________________________________

Опишите «работу Вашей мечты». Что она собой представляет: место, люди, ресурсы, проекты и прочее… Пожалуйста, перечислите их в порядке убывания важности.

1.  ________________________________________

2.  ________________________________________

3.  ________________________________________

4.  ________________________________________

5.  ________________________________________

Благодарим Вас за Ваши ответы!

Материалы рубрики подготовлены специалистами проекта UzJobs