Составляем HR-бюджет

Начнем с определения термина «бюджет». Так называется финансовый документ, в котором отражена серия запланированных на определенный период времени событий. С его помощью происходит оптимальное распределение финансовых ресурсов организации. Как же правильно составить бюджет для HR-службы? Рассмотрим основные этапы и правила бюджетирования.

Подготовительный этап

Как и любой управленческий процесс, бюджетрование требует подготовки. Перед тем, как начать планирование бюджета для своего подразделения, найдите ответы на следующие стратегические вопросы:

- Для чего существует HR-служба в компании?
- Какой она должна быть через месяц, год, 5 лет?
- Какие проблемы нужно решить в ближайшем будущем?
- Какие цели приоритетны для HR-службы?
- Как они могут быть взаимосвязаны?
- От каких задач стоит отказаться?

Стратегическое планирование является неотъемлемой частью процесса бюджетирования. Для того, чтобы оно было эффективным, используйте готовые управленческие инструменты, такие как SWOT-анализ и HR-метрики. Опишите с их помощью ситуацию, сложившуюся в сфере управления человеческими ресурсами в организации.

Уточните у руководителей отделов планы и цели на следующий год. Особое внимание уделите планам, которые имеются у «центров прибыли» компании. Ознакомьтесь с тенденциями и прогнозами развития отрасли на местном рынке на ближайший год. Используя собранную информацию, сформулируйте цели и задачи HR-службы. Утвердите их у своего непосредственного руководителя и приступайте к планированию и разработке бюджета.

Планирование и разработка бюджета

Для каждого центра финансовой ответственности (ЦФО - центры прибыли и затрат в компании), как правило, назначаются ответственные лица. Таким образом, каждый из руководителей отвечает за планирование и контроль всех доходов и расходов, относящихся к его подразделению.

Начать разработку HR-бюджета менеджеру по персоналу, как ответственному лицу ЦФО, необходимо с анализа затрат за прошлый период (табл. 1).

Табл. 1. Примерная таблица для анализа затрат на персонал

Затем HR-менеджер должен согласовать ценовые и количественные показатели деятельности на следующий год со своими ключевыми контрагентами. Для HR-службы это могут быть:

• договоры с кадровыми агентствами и job-сайтами о размещении вакансий и подборе персонала;
• договоры с тренинговыми центрами об услугах по обучению;
• затраты на предоставление дополнительных льгот (медицинское страхование, оплата питания, услуги оздоровительных центров) и пр.

 В случае отсутствия информации от контрагентов HR-менеджеру следует составить собственный прогноз расходов (табл. 2).

Табл. 2. Примерная таблица статей расходов HR-службы

Разработанный бюджет HR- службы необходимо представить на обсуждение руководству. По итогам обсуждения он может быть согласован или отправлен на доработку. Утвержденный руководством компании бюджет принимается к работе.

К подготовке HR-бюджета  следует относиться как к задаче серьезной и очень ответственной. При выборе тех или иных статей расходов и определении их веса в общем объеме затрат необходимо ориентироваться на стратегические цели компании и приоритеты развития бизнеса на ближайший период времени. К примеру, если важнейшей задачей для компании на следующий год является выпуск новой продукции, то приоритетной статьей расходов для HR-службы будет «обучение персонала», а если  открытие крупного филиала, то – «рекрутинг» и т.д.

Как правило, большая часть затратных статей HR-бюджета отражает основные функции службы, например такие, как подбор персонала, его адаптация, обучение, оценка и развитие. HR-менеджер должен тщательно проанализировать ситуацию и определить, какие финансовые ресурсы будут необходимы для реализации каждой функции.  Только вы можете знать:

• Каким способом планируется проводить обучение персонала?
• Как будет проводиться оценка сотрудников? Внутренними силами компании, или же с привлечением внешних консультантов?
• Каким образом эффективнее подбирать персонал? Самостоятельно или же с помощью кадровых агентств и профессиональных job-сайтов?

 Еще одна важная HR-функция, о которой не стоит забывать при планировании бюджета – формирование корпоративной культуры. Следует учитывать возможные затраты на все предстоящие корпоративные мероприятия и праздники.

Анализ и ответы на перечисленные выше вопросы помогут в определении статей расходов при планировании и разработке HR-бюджета.

Планирование Фонда оплаты труда

Как правило, ФОТ является для большинства компаний основной по важности и размеру статьей расходов на персонал, поэтому ей следует уделить особое внимание. В зависимости от сложившегося в компании порядка, затраты на ФОТ могут отражаться как в составе бюджета HR-службы, так и в составе бюджета бухгалтерии. В любом случае, HR-служба активно участвует в формировании,  корректировке и утверждении Фонда оплаты труда, учитывая при этом ряд ключевых факторов:

• планируемое расширение штата;
• компенсационные выплаты при сокращении персонала;
• прогнозы по уровню инфляции на рынке и средний уровень оплаты труда в данной отрасли (при изменении этих показателей, может потребоваться индексация выплат);
• наличие в структуре заработной платы постоянной и переменной частей (размер переменной части можно спрогнозировать только приблизительно);
• затраты на социальные пакеты (оплату проезда, питания, лимиты на сотовую связь, медицинское страхование), а также на всевозможные премии и поощрительные выплаты.

 Как показывает практика, расходы по оплате труда невозможно спланировать со 100%-ной точностью. Сотрудники могут ездить в незапланированные командировки, брать больничные, уходить в отпуска, увольняться – все эти обстоятельства оказывают влияние на точность прогнозных расчетов. Несмотря на это, отклонение ФОТ при годовом планировании должно оставаться в пределах 10%.

 Каким должен быть качественный HR-бюджет компании?   

Важность бюджета – несомненна,  ведь именно эффективное планирование финансов определяет успешное развитие компании в долгосрочной перспективе. Само отсутствие/наличие процесса бюджетирования, а также качество бюджета говорит о ситуации, сложившейся в компании. Присутствует ли здесь порядок, или же царит полный хаос. Итак, качественный HR-бюджет должен:

• Быть ориентированным на стратегические цели и задачи компании;
• Увязываться с текущей деятельностью подразделений (центров финансовой ответственности);
• Содержать необходимые для бизнеса аналитические данные и быть обоснованным;
• Быть детализированным и расписанным по срокам;
• Иметь достижимые значения для всех показателей и быть выполнимым.

 Так же существует ряд важных правил, которые необходимо соблюдать при составлении и реализации бюджета:

• Принятый бюджет обязателен для исполнения.
• Статьи расходов в нём должны быть максимально детализированы. Так можно отслеживать, на что именно тратятся деньги, снижая риски нецелевого использования финансовых ресурсов.
• Годовой бюджет необходимо дополнять квартальными, что даст возможность оперативного реагирования на изменения внутренней и внешней среды.

Выполнение всех перечисленных правил, поможет сделать бюджет эффективным инструментом управления.

Подготовлено специалистами проекта UzJobs по материалам интернет-СМИ