Строим HR-службу с нуля.

Еще несколько лет назад многие руководители имели совершенно размытое представление о должности «HR-менеджер». А некоторые и вовсе не понимали, о чем идет речь. Сейчас, практически каждый собственник знает, что это специалист по работе с персоналом, который необходим в любой компании. Однако не все руководители имеют представление о том, как должна строиться работа HR-менеджера. Описание этого процесса, безусловно, будет крайне  полезным и для директоров, и для начинающих менеджеров по персоналу, особенно, если речь идет о необходимости организации HR-службы «с нуля».

С чего начать?

Довольно распространенной является ситуация, когда руководители, не имея четкого представления о функциях HR-менеджера, предлагают ему самому составить свою должностную инструкцию, пуская тем самым процесс на самотек. Или же, лишая его всяких полномочий, нагружают массой организационных задач, превращая менеджера по персоналу в своего запасного секретаря.

Чтобы избежать подобных сценариев и добиться успеха в работе, необходимо выполнить ряд конкретных действий.

Прежде всего, менеджеру по персоналу, совместно с руководителем, нужно определить цели HR-службы внутри компании. В процессе обсуждения, руководитель должен описать свое понимание и видение работы HR-а, оценить, насколько оно совпадает с мнением специалиста, и обсудить расхождения. Затем, опять же, совместно, сформулировать конкретные рабочие задачи. Часто руководителям бывает сложно сделать это, в силу не полного понимания целей работы HR-службы. В таких случаях, менеджеру по персоналу полезно будет взять инициативу на себя.

Формулируем рабочие задачи

Составьте список задач, которые должна решать HR-служба. Предложите руководителю отметить те из них, которые он считает актуальными для компании сегодня. А так же определить их приоритетность при помощи баллов. Оцените свои возможности, – какие из поставленных задач вы сможете решать самостоятельно, имея соответствующие компетенции и квалификацию, а для решения каких лучше обратиться к внешним специалистам.

Подготовьте типовую, конкретную должностную инструкцию менеджера по персоналу и рабочие регламенты, которые могут помочь быстрому и эффективному решению задач. Предложите руководителю изучить их, обсудить все возникшие вопросы и внести необходимые корректировки с учетом особенностей вашей компании.

Таким образом, вы во многом облегчите задачу директору, и ваш разговор будет коротким и конструктивным. Ведь ждать, пока руководитель сам распишет и объяснит вам все ваши задачи, не имеет смысла. Он не профессионал в этих вопросах, да и не должен глубоко разбираться в них.

Однако, чтобы предложения HR-менеджера были конструктивными и соответствовали целям компании, во время их разработки необходимо провести исследование организации и понять специфику данного бизнеса.

Анализируем ситуацию

1. Начните с изучения технологических процессов. Это поможет вам понять специфику бизнеса.
2. Оцените финансовое состояние компании. Насколько стабильно и прибыльно работает организация. Есть ли в ней деньги? От этого вопроса будут напрямую зависеть формы решения ваших рабочих задач, и предполагаемый бюджет.
3. Изучите документооборот. Проанализируйте, какие документы имеются в наличии, насколько детально они проработаны и как функционируют.
4. Уделите внимание кадрам. Проверьте наличие сотрудников в соответствии со штатным расписанием и проанализируйте их квалификацию.
5. Оцените имеющийся инструментарий кадровика. Что уже разработано и чем пользуются в компании. Какие кадровые процессы поставлены, а какие нужно создавать или развивать.
6. Исследуйте внешний и внутренний имидж компании. В этом вам помогут опросы клиентов и сотрудников. Клиентов лучше опрашивать по телефону, при помощи сторонних, незаинтересованных лиц. Сотрудников — письменно или посредством выборочного интервью.

На этом этапе вам придется «с головой» погрузиться в документы и переработать массу информации. Но только так можно найти нужные данные, определить основные проблемы, мешающие организации двигаться вперед и наметить пути их решения. В качестве вспомогательных техник используйте SWOT-анализ, вопросники для персонала, метод наблюдения за работой сотрудников. Обязательно привлекайте к процессу исследования руководство. Будет полезным проведение последовательного глубинного интервью со всеми руководителями высшего и среднего звена компании.

Помните, что исследование должно быть быстрым. Не затягивайте его надолго. Большую часть нужной информации вы узнаете по ходу, в процессе работы. Так вам будет легче сводить воедино массивы полученных данных. И у руководителя не возникнет вопроса: «Когда же вы,наконец,закончите все изучать и начнете работать?».

Подготовьте формы, в которые вы сможете вносить всю нужную информацию, полученную в ходе исследования. Это систематизирует процесс и сделает его более оперативным. Ежедневно, менеджеру по персоналу придется иметь дело с большим объемом информации, который нужно фильтровать и правильно использовать для решения задач.

Строим отношения с руководством

HR-менеджеру важно постоянно развивать и укреплять партнерские отношения с руководителем. Если вы не хотите быть простым исполнителем, позиционируйте себя как партнера, и обосновывайте важность своих решений для бизнеса. Для того, чтобы показать рентабельность своей работы, менеджеру по персоналу может понадобиться время от нескольких месяцев до полутора года. И чем выше будут цифры, доказывающие экономическую выгоду этой штатной единицы для организации, тем большую значимость HR-менеджер будет иметь для руководства.

Строим отношения с менеджерами среднего звена

На этом этапе важна помощь и поддержка руководителя, который должен представить HR-а менеджерам компании, объяснить его место, задачи и их значимость для организации.

Менеджер по персоналу должен выстраивать партнерские отношения с линейными руководителями отделов, руководствуясь общими целями по развитию компании и повышению эффективности ее деятельности. Здесь будет полезным знание психологии делового общения и коммуникативные навыки, которые помогут найти общий язык с сотрудниками, настроить их на взаимодействие и сотрудничество в управлении кадровыми процессами.

Входим в коллектив

Следующий этап – знакомство менеджера по персоналу с коллективом. В этом процессе так же необходимо содействие руководителя или линейных менеджеров, которые должны представить HR-а сотрудникам таким образом, чтобы персонал компании воспринимал его с необходимой долей серьезности и значимости.

Будьте готовы к тому, что не каждый сотрудник сразу пойдет на контакт и будет готов к сотрудничеству с HR-менеджером. Это совершенно нормальное явление. Люди его еще не знают, и пока ему не доверяют. Менеджеру по персоналу предстоит пройти «испытание временем». И на деле доказать свою порядочность, честность, заинтересованность в успехах каждого сотрудника и компании в целом.

Устанавливаем правила работы

На данном этапе менеджер по персоналу должен задействовать все свои управленческие навыки и определить, когда и какие решения необходимо принять, какие процессы изучить, какие стили управления использовать.

Составьте для себя план действий. Разделите конечные цели на краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные. Пропишите каждую цель по пунктам. Так вам будет гораздо проще достичь их. Совместно с руководителем, разработайте ключевые показатели результативности, с помощью которых можно будет оценивать результаты проделанной вами работы.

Все свои планы - годовые, квартальные или месячные, обязательно согласовывайте с руководителем и заверяйте их его подписью. Так вы убедитесь в наличии взаимопонимания между вами и заручитесь поддержкой руководства, что позволит вам избежать недоразумений при их реализации.

На этом, все подготовительные этапы по организации HR-службы пройдены, и менеджер по персоналу может приступить к своей повседневной работе, например, к  разработке кадровой политики, стратегии и выполнению других обязанностей, прописанных в его должностной инструкции.

Подготовлено специалистами проекта UzJobs по материалам интернет-СМИ