Мастерство личной презентации

Нанимаясь на работу, защищая бизнес-проект, ведя переговоры, демонстрируя продукт заказчику или потребителю менеджер, по сути, проводит презентацию. Важно, что презентация - это не просто «показ себя», но показ с целью воздействовать. Об этом часто забывают презентаторы, ограничиваясь намерением вызвать интерес аудитории. Так что же нужно знать, чтобы провести презентацию качественно и максимально эффективно?

Начнем с того, что презентация, по сути - это представление своих способностей, своего продукта или своей компании партнерам, заказчикам, инвесторам или потребителям с целью добиться от них нужного решения (действия). Желание презентатора выступить часто сильнее желания аудитории слушать. Поэтому ответственность за успех презентации всегда лежит на выступающем и никогда - на аудитории. Аудитория никому ничего не обязана; самое большее, что она должна делать по законам жанра - присутствовать. Все остальное - забота презентатора. Презентатор может покорить аудиторию с помощью набора специальных приемов. И мы с радостью познакомим вас с ними.

Четыре реакции презентатора

Презентатор должен вызвать в аудитории последовательно четыре реакции:

•  Внимание

• Интерес

• Решение

• Действие

Многие внешне яркие презентации останавливаются на второй реакции аудитории - вызывают интерес. Тогда как единственной целью презентации является подведение аудитории к принятию решения и осуществлению действий. Невозможно воздействовать, не привлекая внимания, не вызывая интерес. Поэтому презентация - это такое воздействие, которое осуществляется на основании впечатления и убеждения.

Самые простые реакции аудитории - внимание и интерес - обеспечиваются ярким впечатлением от презентатора. В свою очередь, впечатление создается личными качествами презентатора, формальными приемами его презентации.

Более сложные и самые важные с точки зрения целей презентации реакции аудитории - решения и действия - подготавливаются убеждением. А убеждение осуществляется с помощью содержательных приемов презентации, экспертных знаний и рациональных аргументов.

Добиться внимания и интереса можно элементами шоу, эпатажа. Но этого недостаточно для достижения целей презентации. Для того чтобы аудитория приняла решения и совершила действия, необходимо убедить ее в выгоде таких решений и действий. Иными словами, добиться впечатления можно яркостью презентации. Добиться убеждения можно с помощью аргументов выгоды.

Четыре этапа подготовки к презентации

Подготовка презентации сводится к осуществлению четырех действий. Необходимо:

•  Знать цели

•  Иметь план

•  Владеть темой

•  Контролировать время

При подготовке презентации презентатор должен выступать сначала как автор сценария и затем - как режиссер-постановщик.

Формируя сценарий будущей презентации, необходимо, прежде всего, понять собственные цели. Какое именно действие должна совершить аудитория в результате презентации? Например, в результате презентации инвестпроекта инвестор должен выделить средства. В результате презентации нового продукта потребитель должен купить его. Вся подготовка презентации должна быть посвящена достижению этой цели. При всей очевидности этого тезиса, он часто нарушается, и презентация сводится к представлению, показу, спектаклю или чтению доклада. Но это же не доклад и не спектакль.

Выступление на презентации должно содержать вступление, основную часть и заключение. Объем информации и примеров, составляющих части презентации должен иметь внутреннее соотношение 2 к 3: две трети приходятся на основную часть и одна треть - на вступление с заключением.

Презентатор должен продумать не только содержание презентации, но и форму подачи, то есть выступить режиссером-постановщиком. Необходимо иметь представление о месте, времени, аудитории, технических средствах презентации, оценить место, с которого будет вестись презентация (слышимость, видимость), пространство, по которому можно будет перемещаться перед аудиторией.

Необходимо прорепетировать выступление, если есть возможность - записать его на диктофон или видеокамеру. Репетиция крайне важна с точки зрения определения необходимого времени. Надо обязательно учесть фактор времени. Для этого в тексте выступления (если текст большой) делаются специальные временные отметки, позволяющие контролировать время в ходе выступления. Если презентатор видит, что он не укладывается в отведенное время, то лучше пожертвовать каким-то фрагментом основной части, чем заключением. Сделать это надо самостоятельно, а не под давлением ведущего или аудитории. Для этого и нужен контроль времени. Ведь самая частая ошибка выступающего - под конец отведенного времени он начинает торопиться и смазывает концовку.

В особо важных случаях, перед презентацией не помешает начитать текст выступления вслух, причем не шепотом, а в голос (шепот проговаривается быстрее, чем звучная речь). При этом надо засекать время. Только так можно реально оценить, сколько времени понадобится для устного произнесения заготовленного письменного текста. Дело в том, что субъективная оценка времени, необходимого на прочтение текста, всегда ошибочна - всегда кажется, что письменный текст займет меньше времени при прочтении, чем это оказывается на самом деле. В результате времени вечно не хватает, и 20%–30% выступления могут не вмес­титься в регламент. Вот поэтому перед важной презентацией следует устроить устную репетицию с хронометром.

Существует четыре основных способа подготовки текста выступления на презентации:

1) Заучивание текста наизусть

2) Тезисный план

3) Цепочка ключевых образов

4) Речевые модули - карточки

Заучивание текста наизусть - очень простой прием, применяемый младшими школьниками. Однако он ограничивает возможности презентатора свободно общаться с аудиторией. Заминка с текстом может выбить из седла.

Тезисный план - наиболее традиционная форма подготовки текста. При подготовке тезисного плана необходимо, помимо основных тезисов, записывать иллюстрации, статистические данные, необходимые для иллюстрирования тезисов.

Цепочка ключевых образов предполагает использование того же механизма, что и тезисный план, но уже на уровне образов, а не понятий. Это очень хороший способ для опытного презентатора, хорошо владеющего темой: он пишет себе речевую программу, состоящую не из цифр и фактов, а из образов и красочных иллюстраций. По этим образам, как по путеводным зарубкам, выстраивает все выступление. Оно получается живым и интересным, так как изначально упор сделан на яркие, запоминающиеся примеры-образы.

Наконец, специально подготовленными речевыми модулями на карточках пользуются даже лидеры многих государств. На карточке размером 9x12 см (чтобы помещались во внутренний карман пиджака и удобно лежали в руках) в особом порядке записывают речевой модуль - законченный смысловой фрагмент будущего выступления. Речевой модуль содержит два-три объединенных темой тезиса или образа, несколько примеров или деталей, стыковую фразу для перехода на следующую карточку. Иногда карточки-модули готовят таким образом, чтобы по ходу выступления можно было отказаться от некоторых из них, пропустить, если это необходимо. Таким образом, речь составляется из карточек, как из модулей - кирпичей.

Невербальное воздействие на аудиторию

Важнейший фактор презентации - невербальное воздействие на аудиторию. Невербальное воздействие оратора на аудиторию осуществляется в четырех сферах:

•  Мимика

•  Пластика

• Жесты

• Вокал

Мимика - это выражение лица. Оно должно быть открытым, приветливым, сосредоточенным, решительным. Необходимо использовать улыбку - в зависимости от потребностей контекста. Однако мимика должна быть адекватной. Если презентатор будет докладывать инвесторам о кризисных явлениях в компании и при этом улыбаться, его сочтут неадекватным или внутренним врагом. В этом случае больше подойдет сосредоточенное, деловитое выражение лица.

Пластика включает позы, положение тела, а также перемещение в пространстве. Если презентация ведется стоя и не из-за трибуны, то допускается и даже рекомендуется перемещаться перед аудиторией. Необходимо наметить две-три точки удобного общения с аудиторией и попеременно занимать их. Уверенное движение презентатора перед аудиторией показывает, что он, как лидер, способен контролировать территорию, а не прятаться за трибуну. К тому же передвижение помогает удерживать внимание слушателей. Естественно, не должно быть суеты, слишком стремительных перемещений.

При демонстрации слайдов с экрана рекомендуется стоять слева от экрана (для аудитории). Тогда рефлекс чтения заставит аудиторию «читать» композицию слева направо, то есть с презентатора на экран. Если аудитория получила раздаточные материалы до презентации, то презентатору необходимо на точно таких же материалах ручкой указывать нужный график или тезис. Это хороший способ оторвать аудиторию от бумаг и заставить ее взглянуть на презентатора, то есть удерживать, контролировать внимание аудитории.

Жесты - это движения руками. Руки доставляют немало проблем для начинающих лекторов и презентаторов. Не стоит сцеплять их или прижимать по швам. Самая нелепая и частая ошибка в позе выступающего - стоять, как футболист в «стенке», закрыв руками уязвимые места. Вне футбольного поля такое положение рук создает ощущение виноватости человека. Скрещивание рук на груди, как считается, означает закрытость, настроенность на оборону. В карманах руки держать тоже не всегда прилично.

Все знакомы с этой проблемой: некуда девать руки. Значит, надо их использовать. Умелые жесты руками придают речи выразительность, задают ритм, помогают расставить акценты. Не рекомендуется вертеть в руках ручку или очки, мусолить текст выступления - слишком суетные движения выдают волнение, а лист бумаги хорошо передает дрожь. В то же время ручка, или очки, или текст выступления могут стать дирижерской палочкой. Умеренное дирижирование своей речью и вниманием аудитории - наилучший способ занять руки, включить их в презентацию. Можно слегка покачивать рукой с ручкой и легким указанием вперед, на аудиторию, или вверх: делать акценты в нужных местах.

Вокал - это управление голосом. Вокал характеризуют такие факторы, как громкость; тембр; дикция; интонация; темп.

Слишком громкая речь имеет скандальное звучание и раздражает. Слишком тихая усыпляет. Речь должна быть умеренно громкой; необходимо учитывать наличие-отсутствие микрофона. Полезно поинтересоваться у аудитории, хорошо ли слышно. Следует помнить, что комфортная громкость речи обеспечивается не напряжением голосовых связок, а полнотой дыхания.

Тембр речи определен природными характеристиками человека. Следует говорить в своем тембре или чуть ниже. Обычно более низкая по тембру речь воспринимается как более солидная. Но если слишком изменять высоту своей речи, то это чревато перенапряжением связок, неестественным (иногда смешным) звучанием и срывом голоса.

Дикция является важным фактором с точки зрения восприятия речи. С античных времен риторы специально тренировали дикцию, для этого существует набор упражнений. Важно четко артикулировать слова, то есть использовать всю необходимую амплитуду артикуляционных движений (грубо говоря, открывать рот шире, не мямлить) - это придаст речи четкость.

Крайне важно избегать монотонности - не читать, «как по бумажке». Для этого надо интонировать речь. Правильная интонация будет достигнута в том случае, если презентатор начнет чуть-чуть декламировать свое выступление (примерно, как стихи). Каждый человек понимает, чем чтение по бумажке отличается от декламации, и каждый человек со школьной скамьи способен реализовать и тот, и другой режим произнесения речи. Для презентации декламация лучше, чем чтение по бумажке. Это сделает восприятие речи более простым. Не следует, однако, злоупотреблять театральной нарочитостью.

Темп речи крайне важен как с точки зрения восприятия речи, так и с точки зрения восприятия статуса выступающего. Если оратор старается «выпалить» как можно больше, то это создаст впечатление, что он имеет низкий статус: его редко слушают, вот он и торопится успеть высказать все, пока возможность представилась. Человек, не успевающий закончить выступление, проваливает его. Оптимальная скорость - 100–140 слов в минуту. Необходимо предусмотреть несколько пауз. С этой точки зрения, кстати, удобен текст на карточках или слайды. Смена карточек или слайдов позволяет использовать паузы, чтобы аудитория пережевала и проглотила предыдущий фрагмент, подготовилась к следующему. Паузы при этом не выглядят пустыми, они как бы по делу.

Умение правильно проводить презентацию   считается важнейшим навыком каждого менеджера. Изучите все советы, как проводить презентацию правильно, и ваши выступления станут информативными, логичными и яркими.

Подготовлено специалистами проекта UzJobs по материалам Интернет СМИ