"Подводные камни" деловой переписки

Электронное письмо — это «визитная карточка» специалиста, представляющего компанию. Правильно оформленное и составленное деловое письмо свидетельствует о компетентности его отправителя. Однако грамотно вести рабочую переписку посредством электронной почты не так легко, как кажется на первый взгляд. Большинство сотрудников допускает одни и те же ошибки, даже не подозревая о том, насколько они портят свой профессиональный облик. Знание «подводных камней» позволит вам сделать электронную переписку более эффективной и повысит ваш престиж как специалиста.

Ошибки в правописании

Об этом говорят везде. Тренеры, специалисты по развитию карьеры, преподаватели и HR-менеджеры в один голос не устают повторять — пишите без ошибок или не пишите вообще. Но почему-то очень часто нам кажется, что это правило относится к любым документам, кроме электронного письма.

Общение в сети иногда бывает очень быстрым и напряженным, в такой ситуации нелегко следить за правописанием. Да и не каждый обладает врожденной грамотностью. Именно поэтому сегодня создано столько средств, которые помогают быстро справиться с проверкой написанного. Не пренебрегайте ими. В любой электронной почте есть функция проверки орфографии и пунктуации. Да, не всегда эти программы работают корректно. Зачастую в их словарях нет специальных терминов, которые могут понадобиться при составлении рабочего письма. Тем не менее, грубые ошибки с их помощью можно отфильтровать. Ну, а написание сложных профессиональных терминов не грех запомнить и самому специалисту.

Во-первых, не забудьте установить в настройках почты обязательную проверку грамотности для всех писем.

Во-вторых, следуйте простому правилу: сомневаешься — не пиши. Всегда можно перефразировать предложение или заменить слово, если вы не уверены в том, что написали его правильно. Часто, пытаясь продемонстрировать профессионализм, мы прибегаем к сложным оборотам. Результат может оказаться полностью противоположным. Обратный эффект вам обеспечен в двух случаях: если сложные фразы написаны с ошибками и если адресат не понял, что вы хотели ему сказать, ведь цель электронного письма — быстро передать информацию, а не заставить получателя рыться в словаре, пытаясь понять, что же вы хотели сообщить. Если то же самое можно написать проще — пишите проще. При этом очень важно не скатываться в разговорный стиль. Помните, что для деловой переписки характерно отсутствие просторечий, четкая структура и логичное изложение, отсутствие подтекста (мысль излагается четко и ясно, без намеков) и субъективных личных оценок, вежливость, соблюдение деловой субординации. 

Пометка «срочно» и тема письма 

В личной переписке мы часто забываем про тему письма. Но для делового послания это пункт, обязательный к заполнению. Указание темы поможет вашему сообщению не оказаться в папке со спамом. Хотя стоит помнить, что работает это не всегда. Если вы не получаете ответа в течение достаточно долгого времени, велика вероятность того, что адресат просто не видел письма, т. к. оно по ошибке было отправлено в спам. В этом случае лучше переслать сообщение еще раз.

Тему письма нужно сформулировать кратко и емко — это главное правило. Человек должен сразу понять, о чем пойдет речь. Если вы пишете кому-то впервые, можно также кратко представиться в теме сообщения.

Что касается пометки «срочно», используйте ее только в случае реальной необходимости. Слишком много очень «срочных» посланий раздражает адресатов, на них в итоге просто перестают обращать внимание. 

Неправильные обращения

Самое распространенное начало обращения для деловых писем — нейтральное «Уважаемый/ая». Распространенная ошибка заключается в неправильном выборе того, что должно стоять после этого слова. Это вопрос делового этикета и культуры профессионального общения. В зависимости от ситуации может быть использована фамилия, имя, имя-отчество, название должности. Последнее уместно, если письмо адресовано юридическому лицу и вы обращаетесь к главе организации.

Обычно в сугубо официальных ситуациях и к малознакомым людям обращаются по фамилии. Дальнейшее развитие отношений допускает переход на обращение по имени-отчеству. При составлении письма можно ориентироваться на подпись, которую использует ваш корреспондент. Если в своем прошлом письме к вам он назвал себя по имени, вполне уместно будет так же обратиться к нему в ответном сообщении. Как правило, общаясь с кем-то равным по статусу, допустимо применять принцип «зеркала». То есть обращаться к человеку так, как он обращается к вам — используя полное имя, имя-отчество, фамилию и т. д. Разумеется, в письмах к руководству эта практика не применима. Здесь всегда лучше соблюдать определенные формальности, вежливость никому еще не мешала.

Следует быть осторожным с быстрым переходом на «ты». Современное интернет-общение располагает к неофициальности даже между незнакомыми людьми. Однако в деловой переписке, если вы хотите выглядеть настоящим профессионалом, этого лучше избегать. Любой переход к более неформальному общению нужно предварительно обговорить с адресатом.

Излишние знаки препинания и «смайлики» 

Использование определенных знаков для выражения эмоций, скажем «))», чтобы показать улыбку, для тех, кто привык много общаться в сети неформально, становится сродни употреблению слов-паразитов при составлении делового письма. К ним привыкают настолько, что обычных слов для выражения мысли и отношения к ней кажется недостаточно. Однако в деловой переписке использование подобных символов недопустимо. В первую очередь следует избегать использования подобных знаков в письмах к малознакомым людям. Нет ничего обиднее, чем потерять профессиональный облик, просто попытавшись «улыбнуться» получателю письма. Если вы уже давно общаетесь, ситуация может позволить быть более свободным в этом вопросе, но даже в этом случае никогда нельзя забывать, что вы ведете деловую переписку, а не просто болтаете со знакомым.

Использование множественных вопросительных или восклицательных знаков в рабочем электронном письме выходит за рамки приличий. Оно запрещено также на многих форумах, где люди общаются неофициально. Согласно этикету общения в сети, символы «???», «!!!» рассматриваются как крик. Вы же не хотите кричать на адресата своего рабочего письма?! 

Шрифты, шаблоны, фон и подпись 

Организуя рабочую почту, следует с особым вниманием подойти к настройкам шаблонов, фона, шрифта и подписи ваших электронных писем. Все это можно установить один раз, и все сообщения будут отображаться и отсылаться в одинаковом виде. Однако будьте внимательны в выборе. Для деловой переписки лучше всего выбрать нейтральный белый фон, обычный (а не крупный или мелкий) размер шрифта только черного цвета и установить подпись, которая будет содержать необходимую информацию о вас. Стандартная полная деловая подпись в электронном письме выглядит так: «С уважением, имя, наименование должности, рабочие контакты (номер телефона), название компании», также можно добавить юридический адрес, телефон и адрес сайта.

Курсив или жирный шрифт в деловой переписке уместен только в случае крайней необходимости. Не следует использовать для профессиональных писем яркие цвета, необычные шрифты и картинки (если только это не логотип компании).

Длинные цитаты 

Распространенные цитаты неуместны в деловой переписке. Лучше не обременять текст излишней информацией, какого бы рода она ни была. Особенно если вы постоянно общаетесь посредством электронной почты с одними и теми же людьми. Электронное письмо — это не эссе, демонстрирующее вашу ученость, а специфическая форма общения, которая подразумевает краткое и очень конкретное сообщение. Длинные письма не помогут вам выглядеть умнее. Признак профессионализма — умение говорить четко и по сути, задавать нужные вопросы и делать это грамотно.

Случайная отправка сообщения, «ответить всем» и другие казусы 

Первое и самое главное, что следует сделать, чтобы уберечь себя от беды и случайно не выслать шефу электронное письмо, в котором вы красочно описываете его недостатки своей лучшей подруге, — разделить переписку! Просто установите себе правило никогда не писать с рабочего адреса ничего, кроме рабочих писем по делу. Всю переписку с друзьями, родными, знакомыми и даже коллегами из соседнего офиса, если она впрямую не касается работы, — ведите только через личный почтовый ящик. Если вы отправляете по нескольку десятков писем в день, это правило должно стать для вас золотым. Потому что чем чаще вы нажимаете на кнопку «Отправить», тем больше вероятность ошибиться. Как это нередко бывает, письмо, скорее всего, попадет именно к тому человеку, которому вы меньше всего хотели бы его показать. Особенно нужно быть внимательным с кнопками «Переслать» и «Ответить всем». Всегда проверяйте список адресатов, чтобы избежать неприятностей и досадных ошибок, которые в итоге могут оказаться не такими уж безобидными.

Культура письменной деловой речи – часть общей культуры человека. Грамотные служебные документы – настоящее искусство, а шедевры не создаются за пять минут. Освоить навыки делового письма и составления официальных документов можно на практике, изучая чужой опыт, делая собственные погрешности. Мы искренне надеемся, что перечень наиболее частых ошибок оформления документации поможет их избежать всем читателям этой статьи.

По материалам Интернет СМИ