В поисках ценного сотрудника - как составить профиль должности.

При поиске сотрудников в компанию менеджеры по подбору персонала не всегда снабжены оценочными инструментами. Это создает трудности при выявлении профессиональных компетенций соискателей. И как следствие – отказ руководителя от кандидатов, которых менеджер по персоналу отнес к категории успешных. Поэтому, прежде чем разместить объявление о вакансии в Интернете или печатных СМИ, вам необходимо собрать большой объемом информации о должности, ее функционале, профильных компетенциях кандидата, необходимых для качественной работы, критериях оценки деятельности. Где взять эту информацию? Ее можно почерпнуть в профиле должности, составление которого является первым шагом в процессе подбора персонала.

Начнем с самого главного: Так что же такое профиль должности? Профиль должности – это описание модели компетенций, опыта, а также анкетных данных, необходимых для выполнения сотрудником работы в данной организации на данной позиции.

Профиль должности универсален, так как может быть использован не только для  подбора персонала, но и для адаптации сотрудников (должностные обязанности, описанные в профиле, помогают правильно ставить задачи новичку на испытательном сроке, а затем контролировать их исполнение) а также аттестации персонала, т.к. является основой для формирования системы оценки знаний, умений и навыков персонала компании.

Очень часто на практике многие HR-специалисты путают профиль должности с должностной инструкцией. В чем основные отличия? Должностная инструкция регламентирует права и обязанности работника, а также его ответственность при осуществлении трудовой деятельности. Профиль должности – это документ, который включает в себя должностную инструкцию, а также биографические данные (возраст, пол, образование, опыт) сотрудника, специальные знания и навыки, личностные качества и ценности, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей в компании.

Кто должен составлять профиль должности?

В формировании профиля обязательно должны принимать участие непосредственный руководитель того сотрудника, на должность которого составляется профиль, так как он лучше всех представляет себе текущие задачи, и менеджер по персоналу, который знает общие тенденции в компании и ситуацию на рынке труда.

Перед составлением профиля должности для подбора персонала, необходимо определиться:

• кто будет принимать участие в процессе подбора, а так же кто принимает окончательное решение о трудоустройстве сотрудника;
• сколько этапов собеседования с кандидатом предстоит;
• кто и в какой последовательности, из вышестоящего руководства, присутствует на этих встречах.

Этапы разработки профиля должности

Количество этапов в каждой компании может быть разным. Многое зависит от цели составления профиля (подбор или оценка), степени проработки профиля, а также от используемого подхода. Рассмотрим этапы составления рассматриваемого документа, когда в компании возникла необходимость в подборе следующих сотрудников: кладовщик, менеджер по подбору персонала, руководитель отдела региональных продаж.

Этап 1. Анализ ситуации, сбор данных. Прежде чем приступить к составлению того или иного профиля, проанализируйте должностные инструкции сотрудников, изучите их рабочий день, соберите другую необходимую информацию от руководителей и, возможно, от коллег. Это позволит понять, какие навыки, знания и умения, а также личные качества необходимы для выполнения обязанностей на этих должностях.

Этап 2. Создание рабочей группы. Определитесь, кто будет участвовать в разработке профиля должности. Именно эти люди будут входить в рабочую группу(таблица 1).

Этап 3. Определение места должности в общей структуре организации. Чтобы заполнить эти сведения в профиле, ответьте на вопросы: Кому подчиняется работник? С сотрудниками каких подразделений он взаимодействует? Эта информация поможет менеджеру по персоналу, отвечающему за процесс адаптации нового сотрудника, понять, кто конкретно помимо новичка участвует в этом процессе (таблица 2).

Этап 4. Описание функционала должности. Подробно опишите функционал должности, позволяющий четко и однозначно понимать, какие обязанности выполняет сотрудник в рамках существующих бизнес-процессов (таблица 3).

Этап 5. Составление перечня профессиональных компетенций. Сформулируйте компетенции, которыми должны обладать сотрудники, выполняя поставленные задачи. Напишите, что они должны уметь и на каких знаниях должны базироваться их умения. Рассмотрим составление перечня профессиональных знаний на примере руководителя отдела региональных продаж (таблица 4).

Этап 6. Расстановка приоритетов. Рассмотрим, как именно выделить главные и второстепенные компетенции на примере должности менеджер по подбору персонала (таблица 5).

Совет  

Чтобы проверить, необходимо ли включать ту или иную компетенцию в профиль должности, ответьте на вопрос «Являются ли выбранные компетенции действительно важными для работы в данной должности?». Это позволит вам подбирать наиболее подходящих сотрудников.

Этап 7. Описание личных характеристик. Теперь составьте перечень требований к личностным особенностям сотрудника. Главное, что вы должны помнить, – не нужно включать лишние качества. Основное требование – отра­зить те свойства, которые могут оказывать на деятельность работника значительное влияние (таблица 6).

Этап 8. Описание формальных требований. Как правило, составление этого раздела профиля не создает трудностей. В него обычно включены требования к полу, возрасту, образованию, опыту специалистов. Мы понимаем, что в соответствии с трудовым законодательством (ст. 6 ТК РУз) требования к полу и возрасту соискателя во многих случаях могут выглядеть правовой дискриминацией. Но на практике это можно указывать как пожелание. Главное не отказывать в приеме на работу по этим основаниям.

Этап 9. Определение критериев оценки. Определите критерии, по которым вы будете оценивать деятельность сотрудника, они могут быть использованы в дальнейшей работе HR-менеджерами, например, при оценке персонала (таблица 7).

Надеемся, что благодаря нашей статье вы оцените все положительные стороны профилирования должностей и создадите инструмент, позволяющий вам построить целостную систему управления персоналом. 

Подготовлено специалистами проекта UzJobs по материалам интернет-СМИ