Управление идеями: Как сделать организацию инновационной?

«Идеи», «инновации», «креативность»– эти понятия в деловом мире стали требованием времени. Успешная реализация новых идей является основой прогресса, конкурентоспособности и эффективности любой организации. Как использовать творческий потенциал персонала и построить систему по сбору, оценке и внедрению предложений сотрудников? В настоящей статье мы расскажем об опыте зарубежных экспертов в области внедрения инноваций и о создании программы по управлению идеями.

В 2002 году австрийская группа GIMB провела исследование компаний, которые используют программы по управлению идеями, активно вовлекая в процесс своих сотрудников. Оказалось, что в рамках 10 самых успешных в мире программ, реализация одного предложения работников в среднем приносила компании 3,1 тыс. долл. А поскольку в этих организациях на одного сотрудника приходилось по несколько реализованных идей, то и прибыль в итоге измерялась огромными суммами.

Программа по управлению идеями требует системного подхода и включает в себя ряд последовательных этапов: генерацию идей, их быструю доработку, реализацию и награждение участников. Рассмотрим подробнее каждый из них.

Генерация идей.

Процесс поиска и реализации новых идей будет успешным, если вы установите ясные, понятные, открытые правила и дадите возможность каждому сотруднику принять в нем участие. Люди эффективнее генерируют идеи, если имеют возможность регулярного общения и личного контакта с непосредственным руководителем или опытными коллегами. Поданное через руководителя предложение, имеет гораздо больше шансов на успех, чем брошенное анонимно в специально созданный для этих целей ящик. При таком подходе возрастает количество поданных идей и увеличивается процент их доработки и внедрения.

Программа по управлению идеями требует активного включения в процесс всего персонала. Иногда сотрудники отказываются принимать в ней участие. Для этого может быть несколько причин:

• Работники не информированы о программе, она не «рекламируется» должным образом.
• Даже будучи осведомленными, люди не знают, как представить / подать свои идеи, или весь процесс кажется им слишком сложным.
• Предложение идей не поддерживается непосредственным руководителем или коллегами.
• Сотрудникам никто не помогает сформулировать и подготовить предложение, сделать расчет, оформить заявку т.д.
• Люди боятся ошибиться, показаться смешными или некомпетентными
• Руководство не признает / не награждает должным образом авторов удачных идей
• Потенциальные участники боятся отказа либо того, что их идеи будут украдены
• После подачи предложения приходится слишком долго ждать ответа

Убедить сотрудников в серьезном отношении компании к программе по управлению идеями помогут несколько простых, но эффективных способов:

1. Привлекайте персонал всех уровней к участию в разработке процедур программы;
2. Научите руководителей помогать подчиненным и поддерживать их в обмене идеями, а также стимулировать активность сотрудников.
3. Покажите людям методы поиска идей и развития творческих способностей. Научите их анализировать проблемы и правильно ставить вопросы.

Как только сотрудники убедятся, что в подобных программах стоит участвовать – процесс их реализации станет во много раз интенсивнее.

«Правильно оценив задачи предприятия, выберите одну из главных проблем, которая требует незамедлительного решения. Так вы сориентируете сотрудников на результат, обозначите конечную цель, не ограничивая полет их фантазии. Обеспечьте их достоверной информацией о тех шагах, которые уже предпринимались для решения проблемы. Возможно, вам потребуется немного времени, чтобы тщательно выслушать и понять предложения, задать уточняющие вопросы, объединить сотрудников в рабочие группы и перейти к реализации проекта. Кто-то может расстроиться, что его идею отвергли, однако если он увидит, что вы рассмотрели все варианты и приняли мудрое решение, он с большей вероятностью поучаствует в следующем проекте».

Мэтью Бродер, вице-президент по внешним связям компании Pitney Bowes Inc., разрабатывающей стратегии развития бизнеса.

Управление

Ответственность за оформление и первичное рассмотрение идей рекомендуется возложить на руководителей подразделений. В их обязанности следует включить продвижение программы в своих отделах, обучение сотрудников, предоставление им необходимой информации и оказание помощи.

Все поступающие предложения следует разделить на четыре категории, каждую из которых нужно обрабатывать по-своему:

• Идеи, которые могут быть реализованы в определенном подразделении. Их непосредственный руководитель может оценивать самостоятельно и реализовывать в рамках своих полномочий. Все подобные предложения необходимо учитывать, а авторов идей следует вознаграждать.
• Идеи, которые могут быть использованы в других подразделениях. Такие предложения реализуются тем же способом, что и предыдущие, но сотрудникам отделов необходимо сообщать о пользе, которую могут принести новые идеи и решения.
• Идеи, реализовать которые можно только с одобрения руководителей высшего уровня. В данном случае, после предварительного анализа и обсуждения с непосредственным руководителем, предложение следует включить в программу стратегического развития компании. Кроме того, руководитель должен дать рекомендации о применении идеи в своем подразделении.
• Идеи, которые являются «прорывными» или могут быть использованы во всей организации. Их реализация также возможна только с одобрения руководителей высшего уровня. Такого рода предложения обсуждаются с непосредственным начальником, но он не может принять решение об их эффективности или приемлемости. Важно, чтобы подобные предложения оперативно выявлялись и вносились в общую программу управления идеями.

«Ваши сотрудники одновременно являются вашими потребителями. Мы поняли, что можем использовать идеи наших сотрудников до того, как исследовать запросы потребителей. Мы создали онлайн-сообщество FOODii и используем его для генерации и сбора идей, касающихся упаковки продукции и рецептов приготовления блюд. К примеру, наш отдел маркетинга опубликовал в сообществе просьбу подобрать название муссу с новым вкусом, и в течение 24 часов получил 110 различных предложений. Специалистам осталось выбрать 10 лучших вариантов, составить опросник и отправить его потребителям. В конечном итоге мусс был назван Шоколадно-мятной сенсацией, и это был вариант, предложенный членами FOODii. Сотрудники были заинтересованы в успехе, и их участие было для нас по-настоящему ценным».

Джули Флейчер, начальник отдела маркетинга и управления отношениями с клиентами компании Kraft Food.

Система оценки идей

Важной частью программы является оценка новых идей. Часто, сотрудники, которых привлекают к анализу поступивших предложений, не проявляют к ним достаточного интереса и активности. Причиной этого могут быть следующие проблемы:

• Сотрудники не видят пользы от своего участия, так как  важность их роли в процессе отбора и усовершенствования предложений остается не признанной.
• Руководители оценщиков не одобряют и не поддерживают их усилий. 
• Будучи в роли оценщиков, сотрудники боятся ошибиться, поддержав неудачную идею.

Для того, чтобы избежать  подобных проблем в процессе реализации программы,  рекомендуется предпринять следующие действия:

• Подводить ежегодные итоги, оценивая результативность участия сотрудников в программе, качество их оценки и уровень реализации рекомендованных ими идей.
• Предоставить оценщикам возможность обучения, выбора и применения необходимых методов оценки.
• Предусмотреть их участие в формализованном процессе вознаграждения / признания в рамках общей системы управления идеями.

Реализация

Ни одна идея, даже самая грандиозная, ничего не стоит, пока она не реализована. Как показала практика, чем масштабнее и крупнее инновация, тем важнее системность действий при ее внедрении и тем выше вероятность неудачного исхода всей программы управления идеями в целом.

Начав реализацию новой идеи важно довести дело до конца, убедившись  в том, что инновация доработана и внедрена. Для успеха программы необходимо, чтобы:

• Руководители, отвечающие за реализацию идей, понимали важность мотивации персонала и владели ее методами;
• Деятельность участников программы постоянно контролировалась и оценивалась.

Необходимо регулярно проводить аудит процесса, рассматривать и анализировать случаи внедрения идей, оценивать пользу, полученную организацией от их внедрения.

«Почему-то все думают, что новшества обычно исходят от отделов научно-исследовательских разработок, а рядовые сотрудники не имеют к ним никакого отношения. Некоторые изобретения – к примеру, липкая бумага для записок, лейкопластырь или светофор – доказывают, что это далеко не так. В нашем мире сотрудники компаний одновременно являются потребителями продукции, что заставляет их думать об усовершенствовании товаров, которыми они пользуются каждый день».

Филиппа Браун, начальник отдела коммуникаций компании Tata Global Beverages, производителя чая Tetley и напитков Good Earth.

Признание / вознаграждение

Заключительная часть программы является не менее важной. Вознаграждать и признавать следует всех участников процесса - тех, кто предлагал новые идеи, кто их оценивал, кто помогал в доработке, развитии, усовершенствовании и тех, кто занимался их реализацией.

Некоторые организации предлагают отличившимся работникам материальное вознаграждение. Однако, эксперты не рекомендуют использовать в данном случае крупные суммы денег или дорогие подарки. Для этого существует несколько причин:

1. Это не является поощрением командной работы. Генерирует и отстаивает идею, как правило, один человек. Но дорабатывается и реализуется она в команде. Однако, люди не слишком охотно делятся большим вознаграждением. Поэтому, ожидание «большого приза» может помешать командной работе и реализации идеи в целом.
2. Сотрудники могут сделать вывод, что организации интересны только «большие» идеи. В результате, многие потенциальные участники откажутся от участия в программе, считая свои идеи недостаточно хорошими и масштабными.
3. Люди, оценивающие и дорабатывающие идеи, могут посчитать, что, по сравнению с автором, им досталась несправедливо маленькая доля вознаграждения. Хотя они также немало сделали для ее реализации.

Все это не говорит о том, что материальное вознаграждение должно быть полностью исключено. Несмотря на то, что людей гораздо больше привлекает перспектива самореализации и возможность принести пользу обществу, при награждении сотрудников, недостаточно просто «потрясти руку» победителю. Более правильным будет комплексный, многосторонний подход, включающий в себя как финансовые, так и нематериальные виды поощрений.

В заключение хотелось бы отметить, что хорошо продуманная и организованная программа управления идеями способна не только сплотить коллектив, но и создать новые, выгодные проекты. Благодаря ее реализации, ваша компания может стать по-настоящему инновационной.

Подготовлено специалистами проекта «UzJobs», по материалам интернет-СМИ