Изменения: Как донести идеи преобразований до сотрудников?

В современных условиях изменения неизбежны. И любая организация, чтобы оставаться конкурентоспособной,  вынуждена меняться.  Несмотря на свою необходимость, процесс изменений является достаточно сложным, и главным препятствием на пути нововведений, как правило, становится человеческий фактор. Как показала практика, намного легче заменить оборудование или усовершенствовать технологии, чем изменить сознание людей. Мы привели несколько рациональных советов по эффективному информированию сотрудников, которые позволят  сделать процесс изменений более легким и успешным.

Организация каналов коммуникации

Человеку свойственно опасаться перемен.  Основной причиной того, что у людей возникает сопротивление по отношению к преобразованиям, является ощущение неопределенности и отсутствие информации о том,  что конкретно принесут перемены каждому из них. Поэтому, в период  изменений  важнейшим элементом процесса становится организация коммуникационных каналов.

Информировать сотрудников о предстоящих переменах, как правило, приходится топ-менеджерам компании. Руководителю важно понимать, что от того, как эта информация будет преподнесена, зависит ответная реакция персонала, - примут ли изменения сотрудники или отвергнут их. Поэтому, рекомендуется сформировать «группу лидеров изменений».  В нее должны войти менеджеры, заинтересованные в реформах, проводимых руководством, те, кто воспринимает их как возможность для реализации  своих карьерных амбиций и готов к активному внедрению нововведений.

Основной задачей «лидеров» должно стать повышение лояльности сотрудников организации к происходящим изменениям, вовлечение их в процесс реализации, преодоление сопротивления,  инертности и страхов.

Тщательно подготовьте менеджеров к выполнению поставленных задач. Они должны владеть мастерством презентации и эффективной коммуникации, быть харизматичными, убедительными и авторитетными для своих подчиненных, а также иметь полное понимание идеи преобразований и четкое представление об общей схеме процесса изменений. Руководителю необходимо оказывать информационную поддержку «лидерам» и максимально упростить способы обмена информацией между работниками всех уровней.

 Важно отметить, что одним из ключевых факторов в управлении изменениями является доверие, которое лежит в основе лояльности сотрудников и их ответственного отношения к работе. Показателями доверия к руководителю в компании являются высокая производительность труда, здоровый корпоративный дух, стабильность кадрового состава. Если руководитель сумел завоевать доверие персонала, то грядущие преобразования будут приняты и поддержаны сотрудниками, а процесс управления изменениями станет эффективным и интересным мероприятием.

Коммуникационная стратегия  

Коммуникации  – это наиболее доступный и эффективный способ влияния на сотрудников в период идущих преобразований. Руководителю необходимо разработать коммуникационную стратегию, построенную на основе:

• Доверительных отношений
• Убедительных схем взаимодействия   
• Развития у персонала чувства уверенности и минимизации страхов
• Вовлечения негативно настроенных работников.

 Выстраивайте доверительные отношения с персоналом. Регулярно обсуждайте с менеджерами сложности, возникающие в работе с подчиненными. Часто руководители, встречающие сопротивление со стороны работников, пытаются игнорировать его или подавить. Необходимо, напротив, обеспечить поддержку и возможность дополнительной подготовки  работникам, испытывающим трудности.  Используйте обратную связь, дайте понять людям, что прислушиваетесь и принимаете во внимание их мнение. Это является отличным способом привлечения персонала и способствует успешному прохождению процесса преобразований.

Не принуждайте людей к изменениям. Как показала практика, при отсутствии давления, очень скоро работники начинают сами находить причины для перемен. Не позволяйте негативно настроенным сотрудникам оказывать влияние на процесс преобразований. Общайтесь с ними, склоняйте на свою сторону, активно вовлекайте их в общий процесс изменений. Таким образом, вы можете сделать их своими лучшими союзниками.

Ставьте перед сотрудниками ясные и мотивирующие цели, дающие четкое направление и уверенность. Подчеркивайте положительные моменты происходящего процесса. Подкрепляйте все свои слова и обещания действиями.

Слушайте своих сотрудников

Сотрудникам необходимо некоторое время, чтобы понять, что именно означают для них  грядущие изменения. Только потом они смогут двигаться дальше. Такое явление  - естественная часть процесса преобразований, поэтому нужно создать средства, с помощью которых люди могут высказать свои мнения и опасения.

Как правило, у работников в такой ситуации возникает страх потери работы или перемещения на другую должность. Сотрудники должны иметь возможность сообщить о своих беспокойствах, а руководитель найти способ своевременно выслушать и ответить на их вопросы. Кроме того, необходимо иметь возможность обратной связи  после каждого объявления о каких-либо изменениях. Так вы сможете знать о мыслях людей и возникающих проблемах. Используйте для этого такие управленческие инструменты,  как совещания, командные и личные встречи, интервью или открытые форумы.

Будьте внимательны к мыслям и чувствам своих сотрудников, дайте им возможность быть услышанными – это поможет вам избежать таких проблем, как недопонимание, обиды и депрессии.

Вовлекайте людей в процесс изменений

Эффективным средством в управлении изменениями является активное вовлечение персонала в процесс преобразований. Реализация описанных выше рекомендаций будет способствовать готовности  работников к изучению вопросов  что,  как,  когда и почему следует сделать для того, чтобы  процесс изменений стал более успешным.  Вовлекайте персонал в подобные исследования, предоставьте людям право взять на себя ответственность за изменения, происходящие в компании. Практика показала, что  сотрудники часто находят такие оригинальные идеи преобразований и способы решения задач, о которых руководители никогда бы и не подумали. Кроме того, такой подход стимулирует у людей интерес к происходящим изменениям и дает возможность проявить свои способности.

Информируйте

Регулярно встречайтесь с людьми и рассказывайте им об идущих реформах,  промежуточных результатах и планируемых  действиях. Сотрудники, располагающие информацией, всегда будут более мотивированы и лояльны чем те, кто узнает о происходящем случайно или из внешних источников. Информирование поможет вам избежать растерянности, напряжения и слухов  в коллективе.  Будьте просты и лаконичны в сообщениях. Не стоит запутывать персонал длинными посланиями и сложными отчетами.

Одним из эффективных инструментов коммуникации является многократное повторение. Повторяйте ключевые тезисы процесса преобразований  и информацию первостепенной важности до тех пор, пока не убедитесь, что ее услышал и понял каждый из членов вашей команды. Люди не всегда готовы воспринять информацию сразу же. Учитывайте особенности восприятия сотрудников и выбирайте наиболее подходящую форму ее передачи для каждого. Используйте для этого все доступные  средства внутренней коммуникации: объявления, брифинги, форумы, интернет-рассылки и т.д.

Контролируйте результаты

Большое значение в период преобразований имеет контроль. Вам необходимо понимать, воспринимает ли персонал ваши идеи и сообщения, развиваются ли сотрудники в нужном направлении, лояльны ли они?

Чтобы выяснить это, составите список желаемых результатов. Затем определите способы их оценки. Подготовьте данные, которые можно использовать для сравнения.

 Вам следует контролировать:

• Отношение персонала к процессу преобразований
• Эффективность внутренних коммуникаций
• Эмоции персонала
• Развитие новых навыков или приобретение знаний сотрудниками
• Информированность работников.

 Регулярно оценивая текущие результаты, вы сможете своевременно скорректировать действия и сменить тактику, если предыдущие решения оказались не эффективными.

Использование приведенных рекомендаций позволит вам значительно облегчить процесс преобразований в компании.

Подготовлено специалистами проекта UzJobs по материалам интернет-СМИ