Переезд офиса: Практические советы.

Каждая вторая компания, хоть раз за свою деятельность сталкивается с необходимостью переезда в новый офис. Причины смены занимаемого помещения могут быть самыми разными: расширение, поиск более комфортных условий труда и улучшение имиджа, приобретение своего собственного офиса или же наоборот, поиск более экономичного варианта в связи с финансовыми затруднениями. Как же правильно подготовить и организовать это ответственейшее мероприятие? 

На первый взгляд задача не из легких, особенно, если это происходит впервые. Но если подойти к ней обстоятельно и без суеты, то процесс переезда может оказаться быстрым, организованным и пройти без каких-либо потерь.

Что следует сделать в первую очередь?

Руководителю необходимо назначить координатора, на которого будет возложена ответственность за переезд офиса. Первой его задачей станет подготовка детального и четкого  плана переезда, осуществить который можно будет с минимальным ущербом для производственного процесса.

После того, как директор подпишет договор с арендодателем и назначит день переезда на новое место, необходимо объявить работникам компании о предстоящем событии. Сделать это можно во время общего организационного собрания, или же  в устной форме, пройдясь по отделам. Не лишними будут здесь и принятые в вашей компании средства коммуникации – электронная почта или внутренний «мессенжер».

Перед переездом полезной будет экскурсия для работников на новое место, которая поможет эффективнее спланировать размещение рабочих мест и расстановку мебели. Кроме того,  работники смогут заблаговременно продумать, каким транспортом они будут добираться на работу.

Не забывайте, что смена адреса влечет за собой определенные неудобства  как  для самой компании, так и для партнеров по бизнесу. Чтобы  сделать  этот дискомфорт минимальным,  оповестите партнеров и клиентов о новом месте расположения и, при возможности, вышлите схему проезда к новому офису.

Оптимальные сроки и время для переезда

В зависимости от рода деятельности компании, её статуса и количества работников, сроки подготовки переезда могут составлять от 1 до 1,5 месяцев. Но часто бывает, что обстоятельства «поджимают» и подготовить переезд нужно за 1-2 недели. В такой экстремальной ситуации особенно будет полезен поэтапный план-график переезда, приведенный нами в таблице далее. С его помощью ваши действия будут продуманными и хорошо организованными.

Оптимальный срок для  самого переезда - двое суток. Желательно назначить его на выходные дни. Не воспринимайте переезд как стихийное бедствие. Даже здесь можно обнаружить положительные моменты. К примеру, вы сможете провести большую ревизию и очистить офис от ненужных вещей, хранившихся годами и занимавших лишнее место. А  активное участие всех сотрудников компании в общем деле будет способствовать  сплочению коллектива и поднятию корпоративного духа.

Переезд «своими силами»

Некоторые крупные организации привлекают специальные компании-перевозчики, предоставляющие услуги по комплексному переезду офиса. Но подобные услуги стоят достаточно дорого и доступны не для каждого бюджета. Поэтому большинство компаний, существующих на нашем рынке, традиционно организуют переезд «своими силами».

Помимо экономии расходов, такой переезд является дополнительной возможностью сплотить команду. Вовлеките в процесс как можно больше сотрудников. Пусть каждый почувствует свою нужность и важность. Правильно организуйте их, и вы получите оперативную работу и слаженную команду. Создайте инициативную группу среди своих работников, назначьте ответственных лиц за подготовку и переезд в каждом отделе. Определите для каждого конкретные задачи и объем работы.

Перед началом переезда, проведите ревизию и избавьтесь от всего ненужного. Подготовьте весь инвентарь для упаковки. В обязательном порядке маркируйте все вещи и коробки во избежание потерь и возникновения путаницы.  Упаковывайте все рационально и компактно: книги к книгам, папки к папкам, канцтовары к канцтоварам и т. д. Все шнуры от оргтехники сложите в коробки вместе с ней. Тогда при распаковке вы сможете  быстрее найти все необходимое для её подключения.

Самая громоздкая часть переезда - перевозка мебели. Вы можете перевозить ее как в разобранном, так и в собранном виде. Для разборки мебели желательно вызвать специалиста-мебельщика, который сможет правильно её разобрать, упаковать и сложить.

Если вы решили перевозить мебель в собранном виде, ее все равно необходимо подготовить к транспортировке: снять стекла со шкафов, обернуть их плотным картоном, закрыть на ключ тумбы, обернуть картоном и заклеить скотчем ящики, обернуть полиэтиленовой пленкой и подписать стулья. Сначала перевозите большую тяжелую мебель, а потом уже все остальное.

Закажите машину с грузчиками. Если имущества много, целесообразнее будет воспользоваться двумя машинами сразу, организовав по четыре грузчика на каждую. Тогда процесс пойдет быстрее: пока одну будут грузить, вторую уже на месте - разгружать.  Не оставляйте грузчиков без присмотра. Следите за тем, чтобы работа выполнялась аккуратно, а мебель и стены офиса не оказались поврежденными.

Разделите сотрудников на две группы. Одни пусть курируют работу в старом офисе, а другие — в новом. Позаботьтесь об уборке старого офиса после переезда. Это требуют правила хорошего тона.

Как быть с коммуникациями?

Хочется, чтобы после переезда в новый офис все коммуникации - интернет, телефоны, оргтехника сразу же заработали и производственному процессу не был нанесен ущерб из-за их отсутствия. Для этого необходимо приложить максимум усилий. Перед переездом офиса организуйте выезд на новое место штатного системного администратора или специально привлеченного для этого специалиста. Необходимо проверить наличие коммуникаций и исследовать их состояние. После проведенного исследования перевезите оборудование, необходимое для подключения телефонного оператора и интернет-провайдера.

Может оказаться, что вам нужно будет подключиться к новым операторам.  Этот процесс потребует определенного времени, и может затянуться на 2 или 3 недели. Поэтому не теряя времени:

• Проверьте возможность подключения интернет-сети на новом месте;
• Утвердите и подпишите договора по установке коммуникаций;
• Обеспечьте своевременную предоплату за подключение;
• Выберите телефонные номера;
• Если подключение новых телефонных линий по техническим причинам невозможно, перенесите уже имеющиеся.

Постарайтесь связаться с предыдущими арендаторами, если таковые имеются. Это упростит вам работу по определению телефонных номеров и налаживанию сети. Кроме того, вы сможете получить объективные сведения о качестве коммуникаций, и узнать полезную информацию об офисе, в котором вам предстоит работать.

Многие помещения предоставляются с уже готовой локальной сетью, которая может не совпадать с потребностями вашей компании и не соответствовать предстоящей рассадке сотрудников. В этом случае, придется переделать ее под себя. Подготовьте для этого детальный план рассадки людей.

Приведенный ниже план-график поможет вам эффективно организовать работу  и правильно скоординировать весь процесс. Желаем вам качественного и быстрого и переезда!

План-график переезда

Подготовлено специалистами проекта UzJobs по материалам интернет-СМИ